Desk Sharing Organisieren: 8 regel & Hacks für die Desk Sharing Umsetzung

Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt haben, beschäftigen sich früher oder später mit dem Thema Desk Sharing und dessen Umsetzung. Denn Desk Sharing als Organisationsmodell unterstützt das hybride Arbeiten in Unternehmen.

Mehr über Desk Sharing und der passenden Desk Sharing Software findest Du hier: Desk Sharing: Vorteile und Nachteile des Konzepts

Die Organisation und Umsetzung von Shared Desk kann für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Deswegen haben wir Euch die hilfreichsten Desk-Sharing Regeln und Tipps in diesem Beitrag zusammengefasst.

INHALT:

  1. Was ist Desk Sharing?
  2. 8 Desk Sharing Regeln & Tipps
  3. Desk Sharing Quote berechnen

Was ist Desk Sharing?

Unter Desk Sharing, auch bekannt als „Arbeitsplatz Sharing“, „Shared Desk“ oder „Arbeitsplatzbuchung“, wird ein Büro Management – Konzept verstanden, welches sich auf die Sitzplatzverteilung im Büro fokussiert. Bei diesem Organisationskonzept gibt es mehrere Arbeitsplätze in einem Büro, die von verschiedenen Mitarbeitenden belegt werden können. Eigene Arbeitsplätze fallen demnach weg.

Geordnetes Büro mit Clean Desk Policy

8 Desk Sharing Regeln & Tipps

Um das Organisationskonzept Desk Sharing problemlos in Deinem Unternehmen einzuführen, solltest Du einige Regeln beachten und unsere wertvollen Tipps umsetzen.

1. Platz für persönliche Gegenstände

Zu einem Desk Sharing System gehören gut ausgestattete und minimalistisch gestaltete Arbeitsplätze. Mitarbeitende benötigen dennoch Stauraum bzw. Platz zur Aufbewahrung von persönlichen Gegenständen. Regalfächer, Spinde, oder Schränke können zur Aufbewahrung von privaten und persönlichen Dingen genutzt werden. Somit können Mitarbeitende ihre Arbeitsplätze sauber hinterlassen und Gegenstände in den Regalfächern lagern.

2. Alle Arbeitsplätze identisch gestalten

Um allen Mitarbeitenden denselben Standard anbieten zu können, sollten alle Tische mit der identischen Ausstattung gestaltet werden. Zu einem guten Arbeitsplatz gehören Bildschirme, Dockingstation für Notebooks, Tastaturen und Mäuse. Somit haben Mitarbeitende die Möglichkeit ihre Laptops mit dem Arbeitstisch zu verbinden und unter guten Bedingungen zu arbeiten.

3. Büromaterial zur Verfügung stellen

Es kann sich durchaus als kontraproduktiv erweisen, wenn Mitarbeitende ihre eigenen Büromaterialien von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz mitnehmen müssen, um den täglichen Papierkram zu meistern. Locher, Stempel oder auch Stifte sollten in allen Büroräumen gleichmäßig verteilt oder zentral in einem Schrank für Büromaterialien aufbewahrt werden. Somit hätten alle Mitarbeitenden einen leichten Zugang zu notwendigem Büromaterial.

Zu beachten ist dabei, den Mitarbeitenden mitzuteilen, dass die Materialien an die Orte zurückgelegt werden müssen, von denen sie entnommen wurden, um Ordnung zu schaffen und das Material wiederfinden zu können.

Arbeitsplatz Büromaterial, Stuhl, Ordner

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4. Räume für Telefonate definieren

Der Aufenthalt im Büro kann nervig werden, wenn Mitarbeitende konzentriert arbeiten möchten und Kolleg*innen im selben Raum virtuelle Meetings oder Kundentelefonate führen.

Um diese Herausforderung zu meistern, sollten Räume definiert werden, an denen Mitarbeitende in Ruhe telefonieren oder virtuelle Meetings durchführen können, ohne dabei andere Kolleg*innen zu stören.

5. Clean Desk Policy einführen

Die Clean Desk Policy sagt aus, dass der Platz genau so hinterlassen wird, wie man ihn gerne vorfinden möchte: sauber!

Gläser, Krümel von Snacks, Tücher und mehr sollten beim Verlassen des Arbeitsplatzes weggeräumt oder entsorgt werden, sodass Kolleg*innen den Platz sauber vorfinden können.

6. Datenschutz beachten

Datenschutz spielt auch im Büro eine wichtige Rolle. Deshalb sollte dafür gesorgt werden, dass es Platz für die Aufbewahrung von sensiblen Daten gibt und der Datenschutz der Mitarbeitenden bewahrt wird. Um persönliche und sensible Daten beim Desk Sharing zu schützen, sollte bei der Wahl einer Desk Sharing Lösung ebenfalls darauf geachtet werden, dass diese Software DSGVO-konform ist. Somit sind die Daten der Mitarbeitenden auch während der Arbeitsplatzbuchung geschützt.

7. Desk Sharing Software einführen

Um die Desk Sharing Umsetzung optimal zu gestalten, gibt es mittlerweile diverse Anbieter von Desk Sharing Softwares, auch bekannt als Arbeitsplatz Buchungssystem. Mit einer Shared Desk Lösung können die Arbeitsplätze im Büro organisiert werden. Mitarbeitende können sich innerhalb Sekunden einen Platz buchen und festlegen zu welcher Zeit sie im Homeoffice oder im Büro arbeiten werden.

Eine DSGVO-konforme Lösung ist DEIN RAUM – das smarte Desk Sharing Tool. Bei der mit Microsoft Outlook integrierbaren Software handelt es sich um eine Cross-device fähige Webanwendung. Mit vielen Features erleichtert diese Software die Verwaltung des Desk Sharing Konzepts in Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen.

8. Desk Sharing in ein modernes Bürokonzept einbinden

Desk Sharing erlaubt Ihnen gegenüber festen Arbeitsplätzen, eine Menge Bürofläche freizusetzen. Die freigesetzte Fläche können Sie nutzen, um Ihr Büro zu einem anziehenden Ort zu machen, der moderne Arbeitsweisen unterstützt. Working Cafés, Meditationsräume, Fokuszonen, agile Workshopzonen – der Fantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt. Büroeinrichter wie z.B. die designfunktion Gruppe helfen Ihnen, ein Bürokonzept zu entwickeln, das auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden und die strategischen Ziele Ihres Unternehmens einzahlt.

Beraterbereich im Büro von designfunktion konzeptioniert

DESK SHARING QUOTE BERECHNEN

Viele Unternehmen entscheiden sich für das Desk Sharing Konzept, um ihre Büroressourcen zu optimieren und Geld zu sparen. Die Desk Sharing Software DEIN RAUM beinhaltet die Auswertung – Funktion. Dort wird ersichtlich, wie häufig die einzelnen Arbeitsplätze gebucht und genutzt werden.

Die Desk Sharing Quote gibt das Verhältnis zwischen Arbeitnehmern und Arbeitsplätzen an. Die Anzahl der Arbeitsplätze ist dabei geringer als die Anzahl der Arbeitnehmenden. Somit können Ressourcen effizient genutzt werden.

Um die Desk Sharing Quote zu berechnen, sollten Unternehmen die Auswertung der Arbeitsplatznutzung über zwei Wochen beobachten und ermitteln wie viele Arbeitsplätze pro Arbeitnehmer sinnvoll wären. Viele Unternehmen entscheiden sich für das 1 : 1,25  Modell, indem acht Arbeitsplätze für zehn Mitarbeitende zur Verfügung stehen.

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