Desk Sharing: Vorteile und Nachteile des Konzepts

Es ist kein Geheimnis, dass die Arbeitswelt sich ständig verändert. Homeoffice ist derzeit ein Begriff, den man in beinahe jedem Büro zu hören bekommt. Viele Arbeitgeber sind mittlerweile überzeugt von dem neuen Arbeitsmodell und bieten den Arbeitnehmern hybride Arbeit an. In diesem Zusammenhang fällt auch der Begriff Desk Sharing.

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WAS IST EIGENTLICH DESK SHARING?

Unter Desk Sharing, auch bekannt als „Hot Desk“, „Shared Desk“ oder „Flexible Office“, wird ein Organisationskonzept verstanden, welches sich auf die Sitzplatzverteilung im Büro fokussiert. Der Kern hierbei ist, dass kein Arbeitnehmer einen festen Arbeitsplatz im Büro hat. Die Arbeitsplätze werden unter den Arbeitnehmern geteilt und können mit einer Desk Sharing Software verwaltet werden.

Im Prinzip gibt es mehrere Arbeitsplätze in einem Büro, die von verschiedenen Mitarbeitern belegt werden können. Personalisierte Arbeitsplätze fallen demnach weg.

Dieses Konzept ist Bestandteil des Megatrends New Work und des flexiblen bzw. hybriden Arbeitsmodells.

VORTEILE VON DESK SHARING

Die wachsende Beliebtheit von Desk Sharing ist mit den verschiedenen Vorteilen, die dieses Konzept bietet, erklärbar. In diesem Abschnitt werden vier Vorteile und der Grund, warum dieses Konzept so ansprechend für moderne Unternehmen ist, untersucht.

1. Flexibilität

Das Shared Desk Konzept ermöglicht den Mitarbeitern, täglich einen anderen Schreibtisch für einen bestimmten Zeitabschnitt oder ganz täglich zu reservieren. Die Arbeitsplätze werden flexibel und je nach Bedarf genutzt. Mit einer Desk Sharing Software können Arbeitsplätze in wenigen Klicks gebucht werden. Es kommt zu Bewegung, Abwechslung und Austausch im Büro.

2. KOSTEN UND PLATZ SPAREN

Zu den wichtigsten Vorteilen von Desk Sharing gehört die Platz- und damit auch die Kostenersparnis. Durch die Nutzung einer Arbeitsplatz Buchungssoftware werden nur die Plätze belegt, die gebucht werden, weil die Mitarbeiter sich täglich aktiv an die Suche nach Arbeitsplätzen machen und die gefundenen dann auch wirklich belegen. Alle anderen Plätze können dementsprechend geplant sinnvoll genutzt werden. An hybriden Arbeitsplätzen sind weniger Schreibtische notwendig.

3. IMAGE

Vom „konservativen“, „altmodischen“ zu einem modernen und agilen Unternehmen. Desk Sharing ermöglicht einen Wandel. Denn das Image von hybrider Arbeit und Shared Desk ist die Modernität. Das eigene Markenimage kann dadurch positiv beeinflusst werden und das Unternehmen unterscheidet sich von anderen Unternehmen ihrer Branche. Eine Attraktivität für potenzielle neue Mitarbeitende ist zu erwarten.

4. Austausch

Feste Büroplätze und dasselbe Umfeld – langweilig. Das Desk Sharing Konzept ermöglicht den täglich wechselnden Kontakt zwischen verschiedenen Bereichen des Unternehmens. Die Möglichkeit entsteht, sich mit verschiedenen Kollegen aus verschiedenen Abteilungen im Büro auszutauschen. Hot Desking kann dazu verhelfen, die Herausforderungen und Arbeitsweisen der unterschiedlichen Kollegen kennenzulernen.

Nachteile von Desk Sharing

1. Teamzusammenhalt

Es kommt zwar zum Austausch zwischen den unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen, jedoch kann der Zusammenhalt des eigenen Teams unter der Umstellung leiden. Deshalb muss man es beim Desk Sharing regeln, dass der Teamzusammenhalt und der Austausch untereinander bestehen bleibt.

2. STRESS

Mit der Teilung der Arbeitsplätze entsteht der Aufwand, sich täglich einen neuen Arbeitsplatz zu suchen und zu reservieren. Dies könnte zum Stressfaktor werden. Deshalb ist es wichtig, eine Testphase einzurichten. Den neuen Arbeitsplatz einzurichten, die Monitore zu verkabeln und den Computer zu vernetzen, kann etwas Zeit beanspruchen.

3. Ablenkung am Arbeitsplatz

Ablenkungen am Arbeitsplatz gehören ebenfalls zu den Nachteilen von Hot Desking. Die Ablenkungen können durch verschiedene Faktoren zustande kommen. Ein Faktor ist die Gefahr, dass Personen aus verschiedenen Teams in einem Raum arbeiten und durch die Online-Meetings gestört werden. Wenn die Arbeit durch Ablenkungen unterbrochen wird, kommt es ebenfalls zu einem höheren Stresspegel unter den Mitarbeitenden.

4. Hierarchieverlust

Auch wenn die durch das Flexible Office gebotene Chancengleichheit ein Vorteil für viele Unternehmen sein kann, ist diese nicht für alle geeignet. Es gibt durchaus Unternehmen, die eine klare Hierarchie benötigen oder eine klare Struktur haben müssen, wenn es darum geht, wo und mit wem Menschen arbeiten. Beim Shared Desk Konzept besteht die Gefahr, dass Struktur und Hierarchie verloren gehen.

FAZIT

Hybride Arbeitsformen werden immer relevanter für Unternehmen jeder Art, was dazu führt, dass viele Unternehmen Desk Sharing als Organisationsmittel eingeführt haben. Die Umsetzung bringt viele Vorteile, wie beispielsweise durch Ressourcenoptimierung Geld zu sparen. Jedoch bringt dieses Konzept auch Nachteile wie die Gefahr der Ablenkung mit sich.

Hybride Arbeit bietet eine große Flexibilität für moderne Unternehmen. Mit einer Arbeitsplatzbuchungssoftware können Unternehmen Desk Sharing organisieren. Diese können vom Unternehmen flexibel eingerichtet und genutzt werden. Dazu gehört auch die Desk Sharing Software DEIN RAUM:

Die Desk Sharing Software DEIN RAUM ermöglicht Mitarbeitern Arbeitsplätze und Konferenzräume zu buchen und zu stornieren. Sowohl via Smartphone als auch über den Desktop. Außerdem wird die technische Ausstattung für jeden Arbeitsplatz im Büro angezeigt. Das Arbeitsplatz Buchungssystem ermöglicht einen übersichtlichen Einblick in die Auslastung, um dadurch Einsparpotentiale zu realisieren. Die Einrichtung erfolgt schnell und einfach mit dem Bürogrundriss. Die Anbindung an Single Sign-on, Active Directory, Open ID u. ä. ist mit DEIN RAUM möglich.