Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft: Was ein geteilter Büroarbeitsplatz technisch braucht

Ein digitaler Arbeitsplatz der Zukunft hängt an keinem bestimmten Schreibtisch. Wer heute im Homeoffice arbeitet und morgen im Büro, nimmt Laptop und Zugänge mit und setzt sich an einen Platz, den er vorher gebucht hat. Damit das klappt, muss dieser Platz so ausgestattet sein, dass jede Person dort ohne lange Einrichtung loslegen kann.

Ein Büro mit festen Plätzen ist technisch auf die feste Zuordnung zugeschnitten: ein Rechner unter dem Tisch, ein Telefon mit fester Durchwahl, ein Monitorkabel, das nur an ein Gerät passt. Sobald sich mehrere Personen einen Platz teilen, wird daraus ein Hindernis, und die Digitalisierung bleibt auf halber Strecke stehen. Was gehört also an einen geteilten Arbeitsplatz, was bringt jede Person selbst mit, und wo fängst Du an, wenn Du den Arbeitsplatz digitalisieren willst?

Wie Du die Regeln für geteilte Plätze im Alltag festlegst, liest Du hier: DESKSHARING ORGANISIEREN: 8 REGELN & TIPPS FÜR DIE UMSETZUNG

Was ist ein digitaler Arbeitsplatz der Zukunft?

Ein digitaler Arbeitsplatz ist alles an Geräten, Software und Zugängen, womit Beschäftigte ihre Arbeit erledigen, egal wo sie gerade sitzen. Dazu gehören Laptop und Smartphone, Anwendungen für Kommunikation und Dokumente, eine stabile Internetverbindung und die Kenntnisse, das alles sicher zu nutzen. Zum digitalen Arbeitsplatz der Zukunft wird er, wenn auch das Büro dazu passt: Plätze, Räume und Telefon richten sich nach der Person, die gerade kommt. Was hinter dem Konzept steckt, beschreiben wir in unserem Beitrag Digital Workplace – Was steckt hinter dem digitalen Arbeitsplatz?

Wie verbreitet der Wechsel zwischen Zuhause und Büro ist, zeigt eine Zahl: Laut Statistischem Bundesamt (2026) arbeitete 2025 jede vierte erwerbstätige Person in Deutschland zumindest gelegentlich im Homeoffice. Wer zwischen Zuhause und Büro wechselt, braucht an beiden Orten eine Umgebung, in der die eigenen Geräte gleich funktionieren. Im Büro setzt sich die Digitalisierung dann oft mit Desksharing fort: Die Beschäftigten haben keinen festen Platz mehr und buchen einen freien Arbeitsplatz für die Tage, an denen sie kommen.

Welche Technik bleibt am Platz und welche bringt jede Person mit?

Am geteilten Arbeitsplatz bleibt die Technik, die alle brauchen und die sich schlecht transportieren lässt. Persönliche Geräte und alles, was mit Hygiene oder eigenen Einstellungen zu tun hat, nimmt jede Person mit.

Achte bei der Anschaffung darauf, dass alle Dockingstationen denselben Anschluss haben und mit allen Laptops im Unternehmen funktionieren. Ein abweichender Stecker reicht, damit ein Platz für einen Teil des Teams unbrauchbar wird. Ein persönliches Fach oder ein Rollcontainer gibt Headset und Unterlagen einen festen Ort, und der Tisch bleibt frei für die nächste Person. Wie das mit einer Clean Desk Policy zusammenpasst, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben.

Was muss das Netzwerk im Büro leisten?

Ein Büro mit geteilten Plätzen braucht ein WLAN, das an jedem Platz und in jedem Meetingraum stabil läuft, auch wenn viele Personen gleichzeitig in Videokonferenzen sitzen. An Tagen, an denen viele ins Büro kommen, steigt die Last deutlich. Plane die Kapazität deshalb nach der Zahl der Plätze, die maximal belegt sein können, und nach den Räumen, in denen gleichzeitig Videokonferenzen laufen.

Damit die Arbeit vom Ort unabhängig ist, müssen Dateien und Anwendungen über die Cloud oder eine gesicherte Verbindung erreichbar sein. Zur Datensicherheit gehört außerdem ein eigenes WLAN für Gäste, getrennt vom Netz für die Geräte des Unternehmens. Auch Drucken lässt sich auf geteilte Plätze einstellen: Wenn Druckaufträge erst nach Anmeldung am Gerät ausgegeben werden, muss niemand einem bestimmten Drucker zugeordnet sein.

Welche Software gehört zum digitalen Arbeitsplatz?

Zum digitalen Arbeitsplatz gehören Tools für Kommunikation, Dokumente, Kalender und für die Organisation des Büros selbst. Chat, Videokonferenz und gemeinsame Dokumente laufen zum Beispiel über ein Paket wie Microsoft 365. Damit ist die Zusammenarbeit im Team geregelt, egal ob alle im Büro sitzen oder verteilt arbeiten.

Offen bleibt, wer wann im Büro sitzt, welcher Platz frei ist und welcher Raum für das nächste Meeting passt. Diese Fragen beantworten Chat und Kalender nicht. Dafür gibt es eigene Lösungen: Buchungssysteme für Arbeitsplätze und Räume.

Wie finden Mitarbeitende einen freien Arbeitsplatz?

Mit einem Buchungssystem sehen Mitarbeitende vor dem Bürotag, welche Arbeitsplätze frei sind, und buchen einen davon. Ohne diese Übersicht stehen sie morgens im Büro und suchen, oder sie pflegen eine Liste, die nie ganz aktuell ist.

In der DEIN RAUM Anwendung buchen Mitarbeitende Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze über einen interaktiven Grundriss, im Browser oder in der App für iOS und Android. Im Grundriss ist zu sehen, welche Plätze an einem Tag schon gebucht sind. Homeoffice oder einen auswärtigen Termin können Mitarbeitende ebenfalls eintragen, sodass das Team weiß, wer wo arbeitet. Die Grundrisse erstellen wir aus den Plänen, die das Unternehmen schon hat.

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Wie bleibt das Telefon erreichbar, wenn niemand einen festen Platz hat?

Beim Desksharing gehört die Telefonnummer zur Person: Anrufe laufen über Smartphone, Laptop oder ein Kollaborationstool, egal an welchem Platz jemand sitzt. Eine Cloud-Telefonanlage ordnet die Durchwahl der Person zu und nicht mehr einem Apparat. Das Tischtelefon mit fester Durchwahl passt dazu nicht mehr, weil am Montag jemand anderes an diesem Tisch sitzt als am Dienstag.

Damit ist das Gerät geklärt, aber noch nicht die Frage, wer den Anruf annimmt. Anrufe bleiben liegen, wenn das Team im Workshop sitzt, die zuständige Person im Homeoffice in einem Call ist oder der Empfang nur zeitweise besetzt ist. Leg deshalb fest, wohin ein Anruf geht, wenn die gewählte Person nicht erreichbar ist: an eine Gruppe, an eine Vertretung oder an einen Assistenten, der das Anliegen aufnimmt.

Was ein KI-Telefonassistent übernehmen kann

Ein KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe automatisch an, versteht frei formulierte Anliegen und fragt nach, wenn Angaben fehlen. Ein Beispiel ist der KI-Anrufbeantworter von Telfo. Die Telfo GmbH aus Mannheim entwickelt einen KI-Telefonassistenten für Unternehmen. Laut Anbieter nimmt er Anrufe rund um die Uhr an, hält Rückrufwünsche mit Anliegen und Dringlichkeit fest, beantwortet häufige Fragen, vereinbart über eine Kalenderanbindung Termine und leitet Anrufe nach festen Regeln weiter.

Am besten eignet sich das für Anrufe, die immer ähnlich ablaufen: Rückrufwünsche, Terminanfragen, Fragen zu Öffnungszeiten oder Anfahrt. Beratung, Verhandlungen und Beschwerden bleiben bei Menschen. Für den digitalen Arbeitsplatz heißt das: Ob ein Anruf ankommt, hängt nicht mehr davon ab, wer gerade an welchem Schreibtisch sitzt.

Was brauchen Meetingräume für hybride Besprechungen?

Ein Meetingraum für hybride Besprechungen braucht eine Kamera, Mikrofone und Lautsprecher, die den ganzen Raum erfassen, dazu einen großen Bildschirm und einen einfachen Anschluss für Laptops. Steht nur ein Laptop am Tischende, verstehen die Teilnehmenden im Homeoffice oft nur einen Teil des Gesprächs.

Die Ausstattung sollte schon bei der Buchung sichtbar sein. In der DEIN RAUM Anwendung lässt sich bei Räumen nach Ausstattung wie Videokonferenztechnik oder Whiteboard filtern. Mit Microsoft Teams lässt sich die Anwendung schon im Paket Basic nutzen. Im Paket Advanced kommen die Synchronisierung mit Outlook-Ressourcen und das digitale Türschild am Raum dazu. Mehr dazu zeigt die Seite Raumbuchungssystem. Wie Du die Besprechungen selbst kürzer machst, liest Du in unseren Tipps für effektive Meetings.

Welche digitalen Kompetenzen brauchen Mitarbeitende?

Technik hilft nur, wenn alle wissen, wie sie die Tools nutzen. Für digitale Arbeitsplätze sind vor allem diese Fähigkeiten wichtig:

• Informationen finden, bewerten und so ablegen, dass andere sie wiederfinden
• digitale Medien nutzen und dabei Datenschutz und Urheberrecht beachten
• Geräte und Anwendungen bedienen und kleine Probleme selbst lösen, etwa wenn die Dockingstation den Bildschirm nicht erkennt
• in Chat und Videokonferenz klar kommunizieren
• in der Zusammenarbeit gemeinsam an Dokumenten und Projekten arbeiten
• Probleme erkennen und lösen, auch mit Daten und KI-Werkzeugen

Eine kurze Einweisung am ersten Bürotag spart viele Rückfragen: wie die Buchung funktioniert, wie der Laptop an die Dockingstation kommt und wie das Telefon umgeleitet wird. Wie Mitarbeitende ihre digitalen Kompetenzen Schritt für Schritt aufbauen, beschreibt unser Beitrag Von Null auf Digitalheld.

Wie erkennst Du, ob Zahl und Ausstattung der Plätze passen?

Nach einigen Wochen mit Buchungen hast Du Daten, die mehr verraten als jede Umfrage. In der DEIN RAUM Anwendung zeigen Auswertungen, wie stark die Räume ausgelastet sind. Daraus lassen sich einige Fragen ableiten:

• An welchen Wochentagen ist das Büro voll, und an welchen bleibt es fast leer?
• Werden Plätze mit bestimmter Ausstattung, etwa zwei Monitoren, immer zuerst gebucht?
• Welche Meetingräume sind dauerhaft belegt, und welche stehen meistens leer?
• Wie viele Anrufe kommen an Tagen an, an denen kaum jemand im Büro ist?

Wenn die gefragten Plätze immer zuerst weg sind, lohnt es sich, mehr Plätze so auszustatten. Der Vorteil für das Unternehmen: Es investiert in Technik, die tatsächlich genutzt wird. Bleiben Räume leer, passen Größe oder Technik vielleicht nicht zu den Besprechungen, die Dein Team tatsächlich führt.

Wo Du beim digitalen Arbeitsplatz der Zukunft anfängst

Nimm Dir an einem Bürotag eine Stunde und setz Dich an drei beliebige Plätze, am besten mit dem Laptop einer Kollegin oder eines Kollegen aus einem anderen Team. Passt der Anschluss? Erkennt die Dockingstation den Bildschirm? Erreicht Dich ein Anruf an diesem Platz? Hättest Du den Platz vorher in einer Buchung gefunden?

Notier alles, was nicht auf Anhieb funktioniert. Daraus ergibt sich die Reihenfolge: zuerst einheitliche Anschlüsse, dann die Buchung von Plätzen und Räumen, dann eine Regel für Anrufe, die niemand annimmt.

Unsere Desksharing-Software unterstützt Dich dabei, geteilte Arbeitsplätze und Meetingräume für Dein Team zu organisieren. Die DEIN RAUM Anwendung kannst Du jetzt 30 Tage lang kostenlos testen unter deinraum.io.

FAQ – Häufige Fragen zum digitalen Arbeitsplatz

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