DeskSharing: Vorteile und Nachteile des Konzepts

Es ist kein Geheimnis, dass die Arbeitswelt sich ständig verändert. Homeoffice ist derzeit ein Begriff, den man in beinahe jedem Büro zu hören bekommt. Viele Arbeitgeber sind mittlerweile überzeugt von dem neuen Arbeitsmodell und bieten den Arbeitnehmern hybride Arbeit an. In diesem Zusammenhang fällt auch der Begriff Desksharing.

Lese weiter, um mehr über Desksharing, seine Vor- und Nachteile sowie den Einfluss auf moderne Arbeitsmodelle zu erfahren.

WAS IST DESKSHARING?

Desksharing, auch bekannt als „Hot Desking“, „Shared Desk“ oder „Flexible Office“, beschreibt ein Organisationskonzept, bei dem Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz haben. Stattdessen werden die Arbeitsplätze flexibel von verschiedenen Mitarbeitern genutzt und können mithilfe einer Desksharing Software verwaltet werden.

Im Wesentlichen bedeutet dies, dass in einem Büro mehrere Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, die von unterschiedlichen Personen genutzt werden können. Personalisierte Arbeitsplätze fallen demnach weg. Dieses Konzept ist ein wichtiger Bestandteil des Megatrends New Work und passt perfekt zu flexiblen und hybriden Arbeitsmodellen.

WAS BRINGT DESKSHARING?

Desksharing bietet zahlreiche Vorteile sowohl für Unternehmen als auch für ihre Mitarbeiter:

• Platz- und Kosteneffizienz: Durch die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen können Unternehmen die Anzahl der benötigten Schreibtische reduzieren, was zu geringeren Miet- und Betriebskosten führt
• Flexibilität und Dynamik: Mitarbeiter haben die Freiheit, täglich ihren Arbeitsplatz zu wählen, was Abwechslung und neue Arbeitsimpulse schafft
• Förderung der Zusammenarbeit: Da Mitarbeiter regelmäßig ihre Sitznachbarn wechseln, wird der Austausch zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen gefördert
• Optimale Raumnutzung: Desksharing ermöglicht eine effiziente Nutzung von Büroflächen, insbesondere in hybriden Arbeitsmodellen, bei denen Mitarbeiter teilweise von zu Hause oder mobil arbeiten

HABE ICH EIN RECHT AUF EINEN FESTEN ARBEITSPLATZ?

In der Regel haben Mitarbeiter keinen gesetzlichen Anspruch auf einen festen Arbeitsplatz, es sei denn, dies ist ausdrücklich im Arbeitsvertrag festgelegt. Arbeitgeber müssen jedoch sicherstellen, dass die Arbeitsplätze den Anforderungen des Arbeitsschutzes entsprechen und die Arbeitsbedingungen zumutbar sind.

IST DESKSHARING MITBESTIMMUNGSPFLICHTIG?

Ja, Desksharing ist in der Regel mitbestimmungspflichtig. Das bedeutet, dass Betriebsräte bei der Einführung und Gestaltung von Desksharing-Konzepten beteiligt werden müssen. Dies betrifft insbesondere die Regelung von Arbeitsbedingungen, die Arbeitsplatzgestaltung und die Nutzung von technischen Systemen zur Arbeitsplatzbuchung. Arbeitgeber sollten daher frühzeitig den Dialog mit dem Betriebsrat suchen und gemeinsam Lösungen entwickeln.

Mehr zu diesem Thema findest Du in diesem Artikel: Desksharing Mitbestimmung durch Betriebsrat: Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen sollten.

VORTEILE VON DESKSHARING

Die wachsende Beliebtheit von Desksharing ist auf verschiedene Vorteile zurückzuführen, die dieses Konzept bietet. Nachfolgend werden vier Vorteile im Detail und der Grund, warum dieses Konzept so ansprechend für moderne Unternehmen ist, untersucht.

1. Flexibilität

Das Shared Desk Konzept ermöglicht den Mitarbeitern, täglich einen anderen Schreibtisch für einen bestimmten Zeitabschnitt oder ganztäglich zu reservieren. Die Arbeitsplätze können flexibel und je nach Bedarf genutzt werden. Mit einer Desksharing Software können Arbeitsplätze in wenigen Klicks gebucht werden. Es kommt zu Bewegung, Abwechslung und Austausch im Büro.

2. KOSTEN- UND PLATZEINSPARUNG

Desksharing trägt erheblich zur Platz- und Kostenreduktion bei. Nur die tatsächlich gebuchten Plätze werden genutzt, während die übrigen anderweitig verwendet werden können. Auf Dauer kann die Bürofläche auch aufgrund der Erkenntnisse aus dem Desksharing reduziert werden. In hybriden Arbeitsmodellen sind allgemein weniger Schreibtische notwendig.

3. IMAGE

Desksharing unterstützt den Wandel zu einem modernen und agilen Unternehmen. Das Konzept fördert ein innovatives Image und unterscheidet das Unternehmen von traditionellen Wettbewerbern, was es auch für neue Talente attraktiver macht.

4. Austausch

Feste Büroplätze und dasselbe Umfeld – langweilig. Der Wechsel der Arbeitsplätze fördert den Kontakt zwischen verschiedenen Abteilungen. Dies ermöglicht es, die Arbeitsweisen und Herausforderungen der Kollegen kennenzulernen und den unternehmensweiten Austausch zu stärken.

Nachteile von DeskSharing

Trotz seiner Vorteile bringt Desksharing auch einige Herausforderungen mit sich. Hier sind vier mögliche Nachteile:

1. Beeinträchtigter TEAMZUSAMMENHALT

Es kommt zwar zum Austausch zwischen den unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen, jedoch kann der Zusammenhalt des eigenen Teams unter der Umstellung leiden. Deshalb ist es wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, um den Teamgeist zu erhalten.

2. Erhöhter STRESS

Mit der Teilung der Arbeitsplätze entsteht der Aufwand, sich täglich einen neuen Arbeitsplatz zu suchen und zu reservieren. Dies könnte zum Stressfaktor werden. Den neuen Arbeitsplatz einzurichten, die Monitore zu verkabeln und den Computer zu vernetzen, kann etwas Zeit beanspruchen. Ebenso die Umstellung auf das neue Modell und der Verzicht auf den eigenen festen Arbeitsplatz. Eine Testphase kann helfen, sich an das neue Modell zu gewöhnen.

3. Ablenkung am Arbeitsplatz

Das Arbeiten in wechselnden Umgebungen kann zu Ablenkungen führen, besonders wenn Personen aus unterschiedlichen Teams in einem Raum arbeiten. Dies kann den Stresspegel erhöhen und die Konzentration beeinträchtigen.

4. Verlust von HIERARCHIEn

Obwohl Desksharing Chancengleichheit fördert, kann es in Unternehmen, die auf klare Strukturen und Hierarchien angewiesen sind, zu Problemen führen. Die klare Zuordnung von Arbeitsplätzen und Verantwortlichkeiten könnte dadurch erschwert werden.

FAZIT

Desksharing ist ein zentraler Bestandteil moderner, flexibler Arbeitsmodelle und bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter. Es trägt zur optimalen Nutzung von Büroflächen bei, spart Kosten und fördert den interdisziplinären Austausch. Zudem stärkt es das moderne, agile Image von Unternehmen und macht sie attraktiver für potenzielle Talente.

Allerdings müssen die Herausforderungen, die mit Desksharing einhergehen, sorgfältig gemanagt werden. Der potenzielle Verlust des Teamzusammenhalts, erhöhter Stress durch tägliche Arbeitsplatzsuche und Ablenkungen am Arbeitsplatz sind ernstzunehmende Faktoren, die durch klare Regelungen und eine durchdachte Einführung minimiert werden sollten. Eine offene Kommunikation und die Einbindung des Betriebsrats können dabei helfen, eine positive Akzeptanz im Team zu schaffen.

Die Implementierung von Desksharing erfordert nicht nur eine gut durchdachte Strategie, sondern auch die passende technische Unterstützung. Hier kommt unsere Arbeitsplatzbuchungssoftware DEIN RAUM ins Spiel. Sie ermöglicht es, Arbeitsplätze effizient zu verwalten, den Überblick über die Büroauslastung zu behalten und die Auslastung laufend zu optimieren.

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