DeskSharing Organisieren: 8 regeln & Hacks für die DeskSharing Umsetzung

Wie organisiert man Desksharing so, dass es wirklich funktioniert – für alle Mitarbeitenden?
Hybrides Arbeiten setzt sich immer mehr durch. Doch mit der Flexibilität kommt auch eine neue Herausforderung: Arbeitsplätze effizient und fair zu organisieren. Wer Desksharing einführt, braucht ein gutes Konzept – und die richtige Software. Denn nur mit klaren Regeln, Transparenz und digitalen Tools lässt sich Desksharing erfolgreich im Unternehmen etablieren.

In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wie Du Desksharing organisieren kannst – mit 8 erprobten Regeln und echten Tipps aus der Praxis.

Noch unsicher, ob Desksharing zu Euch passt? Hier erfährst Du mehr über das Konzept und die passende Software: Desksharing: Vorteile und Nachteile des Konzepts

Was ist DeskSharing?

Desksharing beschreibt ein Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch mehr haben, sondern sich bei Bedarf einen verfügbaren Platz buchen oder flexibel wählen. Das bedeutet: Niemand hat „seinen“ Schreibtisch – stattdessen wird der Arbeitsplatz geteilt und täglich neu vergeben. Dieses Prinzip ermöglicht eine effizientere Nutzung der Bürofläche, weil nicht für jede Person dauerhaft ein fester Platz vorgehalten werden muss.

Typisch für Desksharing ist der Einsatz digitaler Tools zur Buchung und Verwaltung der Arbeitsplätze – oft in Kombination mit Konzepten wie Homeoffice, mobilem Arbeiten oder hybriden Arbeitsmodellen.

8 DeskSharing Regeln & Tipps

Desksharing kann ein echter Gamechanger sein – wenn Du es durchdacht angehst. Worauf es bei der Umsetzung wirklich ankommt, zeigen Dir die folgenden Tipps.

1. Platz für persönliche Gegenstände

Auch im flexiblen Büro brauchen Menschen ein Stück Vertrautheit. Schaffe daher persönlichen Stauraum – etwa durch Spinde, Rollcontainer oder Regalfächer. So bleiben die Schreibtische aufgeräumt und Mitarbeitende fühlen sich dennoch zugehörig.

2. Alle Arbeitsplätze identisch gestalten

Nichts ist frustrierender, als jeden Tag an einem anders ausgestatteten Platz zu landen. Einheitliche Ausstattung mit Monitoren, Dockingstationen, Tastatur und Maus ist essenziell. So können alle sofort produktiv starten – unabhängig vom Platz.

3. Büromaterial zur Verfügung stellen

Stifte, Notizblöcke, Locher: Kleine Dinge, große Wirkung. Richte zentrale Stationen für Büromaterialien ein oder verteile sie gleichmäßig im Raum. So sparen alle Zeit – und Nerven.

Wichtig: Kommuniziere klar, dass entnommenes Material wieder zurückgelegt werden muss. Ordnung ist Teamarbeit.

4. Räume für Telefonate und meetings definieren

Desksharing funktioniert nur, wenn Rücksichtnahme mitgedacht wird. Definiere feste Bereiche für virtuelle Meetings und Telefonate – z. B. in Form von Fokuszonen oder Telefonboxen. So bleibt das Großraumbüro angenehm leise.

5. Clean Desk Policy einführen

Die goldene Regel im Shared-Desk-Modell: Hinterlasse Deinen Arbeitsplatz so, wie Du ihn selbst vorfinden möchtest.
Becher, Essensreste oder persönliche Zettel haben dort nichts verloren. Klare Regeln helfen, das Desksharing langfristig erfolgreich zu organisieren.

6. Datenschutz beachten

Ob ausgedruckte Dokumente oder sensible Gespräche: Datenschutz hat auch im flexiblen Büro oberste Priorität.
Sorge für abschließbare Fächer oder verschlüsselte digitale Ablagen – und achte bei der Wahl Eurer Software auf DSGVO-Konformität.

7. DeskSharing Software einführen

Eine intelligente Desksharing Software nimmt Dir viel organisatorischen Aufwand ab. Mitarbeitende buchen ihren Platz bequem online, behalten den Überblick und können ihre Bürozeiten flexibel planen.

DEIN RAUM ist eine smarte, intuitive Desksharing Software, die sich auf das Wesentliche konzentriert: Arbeitsplätze einfach und schnell organisieren. Die Lösung ist DSGVO-konform, geräteübergreifend nutzbar und bietet alle Funktionen, die es für ein reibungsloses Buchungssystem braucht – von Nutzerrollen bis hin zu klaren Auswertungen.

8. DeskSharing in ein modernes Bürokonzept einbinden

Desksharing schafft Raum – im wahrsten Sinne des Wortes. Wenn feste Arbeitsplätze wegfallen, wird Fläche frei, die Ihr neu denken könnt. Nutzt diese Chance, um Euer Büro zu einem Ort zu machen, an dem sich Menschen gerne begegnen, kreativ arbeiten und zur Ruhe kommen. Ob Working Café, Fokuszone oder Meditationsraum: Der Gestaltung sind kaum Grenzen gesetzt.

Büroeinrichter wie z.B. die designfunktion Gruppe unterstützen Euch dabei, ein maßgeschneidertes Konzept zu entwickeln, das zu Euren Teams und Euren Unternehmenszielen passt.

Fazit: Desksharing braucht Struktur – und Vertrauen

Desksharing ist weit mehr als das bloße Freigeben von Arbeitsplätzen. Es verändert Routinen, fördert Eigenverantwortung und stellt die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt. Damit dieser Wandel gelingt, braucht es klare Regeln, transparente Kommunikation und digitale Tools, die einfach funktionieren – ohne zu überfordern.

Wenn Ihr Desksharing durchdacht einführt, kann daraus ein echter Kulturwandel entstehen: hin zu mehr Flexibilität, mehr Raum für Austausch und mehr Fokus auf das, was wirklich zählt – gute Zusammenarbeit.

Und nicht zuletzt: Der Wandel kann sich auch wirtschaftlich lohnen. Denn wer Flächen effizienter nutzt, kann deutlich sparen – bei Mietkosten, Ausstattung und Energieverbrauch.

Um das Einsparpotential für Dein Unternehmen mit nur wenigen Klicks zu berechnen, kannst Du unseren DEIN RAUM Einsparrechner kostenlos benutzen.

Die Desksharing Software kannst Du jetzt 30 Tage lang kostenlos testen unter deinraum.io