Effektive Meetings – Expertentipps für mehr Produktivität

Meetings sind ein fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Oft sind sie jedoch mit gemischten Gefühlen verbunden. Während einige Meetings als effektives Mittel zur Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung erlebt werden, können andere zur Zeitverschwendung und Frustration führen. Doch was macht den Unterschied zwischen einem produktiven Meeting, das die Teilnehmer inspiriert und voranbringt, und einem ineffektiven, das nur als Zeitfresser wahrgenommen wird?

Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, haben wir mit einem Experten für Agilität und effektive Meetings gesprochen: Rene Glau, ein erfahrener Unternehmensberater, hat mit uns seine bewährten Methoden geteilt. Habt Ihr schon etwas von Standing Meetings gehört? Nein? Dann lest weiter und bleibt gespannt. In diesem Artikel werden wir die Erkenntnisse und Empfehlungen von Rene nutzen, um Euch wertvolle Tipps und Strategien für die Gestaltung effektiver Meetings zu geben, die Eure Produktivität steigern und Euer Team voranbringen.

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Renes Hintergrund und Erfahrung

Ursprünglich kommt Rene aus dem Versicherungsumfeld. Seit rund 15 Jahren ist die IT und Softwareentwicklung mittlerweile sein Zuhause.

Seit über 11 Jahren ist er in den verschiedensten Branchen von E-Commerce und Logistik, über Automotive und Insurance bis hin zu Banking, Travel und New Work als Unternehmensberater tätig.

Auf seiner Reise durch Startups, mittelständische Unternehmen und Konzerne hat er viele Seiten und Facetten von Arbeit, Strukturen und Prozessen kennengelernt. In dieser Zeit sind ihm zudem die unterschiedlichsten Herausforderungen begegnet, die in der IT und bei der Entwicklung von Software auftreten können.

Etliche Unternehmen haben bereits verstanden, dass nicht nur Skalierung und Digitalisierung, sondern auch Veränderungen in der Zusammenarbeit der Hebel zum Erfolg des Unternehmens sind. Viele Fragen sich an der Stelle nur, wo sie anfangen sollen. Wie sieht der erste und zweite Schritt aus und wie gelingt all dies neben dem Tagesgeschäft? Genau da setzt Rene an.

Um Antworten und Lösungen auf Herausforderungen zu finden, nutzt er seit Jahren Legosteine. LEGO® bietet die einmalige Möglichkeit keinen klassischen Workshop zu erleben, sondern eine andere Art an kreativen und innovativen Lösungen zu identifizieren. So entstand Workshop Cube, ein Konzept, bei dem LEGO® als spielerischer Problemlöser zum Einsatz kommt. Renes Erfahrungen und praxiserprobte Ansätze haben bereits vielen Unternehmen geholfen, effektivere Meetings zu gestalten und die Produktivität zu steigern.

Herausforderungen und Schmerzpunkte in Unternehmen und ihre Auswirkungen

Ein Arbeitstag so ganz ohne ein Meeting? Eher selten. Denn Meetings gehört dazu und sind meist unverzichtbar in unserem professionellen Alltag. Sie können jedoch zu erheblichen Produktivitätsverlusten führen, wenn sie nicht effizient gestaltet werden.

Zu den Hauptproblemen gehören unter anderem:

• Übermäßig lange Sitzungen ohne klare Tagesordnung
• Teilnahme von Mitarbeitern, die keinen direkten Beitrag leisten können
• Fehlen konkreter Ergebnisse oder Beschlüsse.

Ein besonders kritisches Problem ist die generelle Relevanz von Meetings für das Unternehmen. Zu oft werden Meetings durchgeführt, die nichts mit den strategischen Zielen oder mit der Wertschöpfung des Unternehmens zu tun haben. Dadurch werden unnötig Ressourcen gebunden und die Mitarbeiter von wichtigen Aufgaben ablenkt, die unternehmensrelevant sind.

Diese ineffizienten Meetings sorgen für Frustration, verschwenden Zeit und treiben die Kosten für Unternehmen unnötig in die Höhe.

Methoden und Techniken für Lösungsansätze

Was kann man also tun, um dem entgegenzuwirken? Zur Verbesserung der Meeting-Effizienz können Unternehmen verschiedene Techniken anwenden:

• Strategische Relevanz prüfen: Vor der Ansetzung eines Meetings klären, ob es einen direkten Beitrag zur Erreichung der Ziele hat.
• Agenda erstellen: Eine klare Agenda vorab kommunizieren und Zeitfenster für jedes Thema festlegen.
• Pünktlichkeit wahren: Sowohl Anfang als auch Ende der Meetings strikt einhalten.
• Teilnehmerkreis beschränken: Nur die Personen einladen, die einen direkten Beitrag leisten können.
• Standing Meetings: Meetings im Stehen halten, um die Dauer zu verkürzen und die Energie hochzuhalten.
• Nachverfolgung: Klare Verantwortlichkeiten und Fristen für die Umsetzung von Beschlüssen festlegen.

Grundprinzipien von effektiven Meetings

Worauf kommt es also an? Was soll bei der Planung unbedingt beachtet werden? Effektive Meetings zeichnen sich durch klare Ziele und Strukturen aus. Grundprinzipien hierfür sind:

• Zielorientierung: Jedes Meeting sollte ein klares Ziel haben, das allen Teilnehmern bekannt ist und direkt zur Unternehmensstrategie beiträgt.
• Kommunikation: Offene und effektive Kommunikation fördern, um sicherzustellen, dass jeder verstanden wird und etwas beitragen kann.
• Konzentration: Auf das Wesentliche konzentrieren und Ablenkungen minimieren.
• Dokumentation: Wichtige Entscheidungen und Diskussionspunkte schriftlich festhalten.

Diese Prinzipien bilden das Fundament für erfolgreiche Meetings und können dazu beitragen, dass sie effizient und zielgerichtet verlaufen.

Best Practices

Rene hat bereits mit vielen Unternehmen zusammengearbeitet und so einige Strategien erfolgreich umsetzt. Hier sind einige bewährte Ansätze für effiziente Meetings, direkt aus seiner Praxis für Euch zusammengefasst.

• Kurze und gezielte Meetings: Die Dauer der Meetings auf das Notwendigste beschränken.
• Feedback einholen: Regelmäßiges Feedback über die Effektivität der Meetings einholen und Verbesserungen vornehmen.
• Visualisierung nutzen: Durch den Einsatz von Visualisierungswerkzeugen wie Flipcharts, Whiteboards oder digitalen Präsentationstools können komplexe Themen verständlicher und anschaulicher besprochen werden.
• Kulturelle Aspekte berücksichtigen: Besonders in internationalen Teams ist es wichtig, kulturelle Unterschiede in der Art und Weise, wie Meetings geführt und Diskussionen gehalten werden, zu berücksichtigen.

 Trends

Ein Blick in die Zukunft? Was erwarten uns für Perspektiven? Es zeichnen sich bereits jetzt deutliche Trends in der Gestaltung von Meetings ab. Sie beinhalten den verstärkten Einsatz von Technologie und KI zur Optimierung von Prozessen:

• KI-gestützte Meeting-Planer: Diese können automatisch den besten Zeitpunkt für alle Teilnehmer finden und vorbereitende Materialien verteilen.
• Virtuelle Realität: Einsatz von VR für immersivere und interaktivere Meeting-Erlebnisse, besonders in verteilten Teams.
• Datenanalytik: Analyse von Meeting-Daten, um Muster zu erkennen und die Effizienz kontinuierlich zu verbessern.
• Virtuelle und Hybride Meetings: Angesichts globaler Teams und der Flexibilität im Arbeitsplatzangebot werden virtuelle Meetings immer häufiger zur Norm. Hybride Modelle, bei denen einige Teilnehmer persönlich und andere online teilnehmen, erfordern neue Protokolle und Technologien, um eine gleichberechtigte Teilnahme zu gewährleisten.

Fazit

Effektive Meetings sind kein Hexenwerk, sondern das Ergebnis von bewusster Planung, klaren Strukturen und kontinuierlicher Verbesserung. Indem wir uns mit den Herausforderungen und Lösungsansätzen für effektive Meetings auseinandersetzen und die Expertenpraktiken und Trends adaptieren, können wir die Produktivität steigern und eine Kultur der Effizienz und Effektivität fördern. Und nebenbei sicher auch die Mitarbeiterzufriedenheit innerhalb der Unternehmen positiv beeinflussen.

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