DeskSharing Organisieren: 8 regeln & Hacks für die DeskSharing Umsetzung

Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt haben, beschäftigen sich früher oder später mit dem Thema Desksharing und dessen Umsetzung. Denn Desksharing als Organisationsmodell unterstützt das hybride Arbeiten in Unternehmen.

Mehr über Desksharing und der passenden Desksharing Software findest Du hier: Desksharing: Vorteile und Nachteile des Konzepts

Die Organisation und Umsetzung von Shared Desk kann für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Deswegen haben wir Euch die hilfreichsten Desksharing Regeln und Tipps in diesem Beitrag zusammengefasst.

Was ist DeskSharing?

Unter Desksharing, auch bekannt als „Arbeitsplatz Sharing“, „Shared Desk“ oder „Arbeitsplatzbuchung„, wird ein Büro Management – Konzept verstanden, welches sich auf die Sitzplatzverteilung im Büro fokussiert. Bei diesem Organisationskonzept gibt es mehrere Arbeitsplätze in einem Büro, die von verschiedenen Mitarbeitenden belegt werden können. Eigene Arbeitsplätze fallen demnach weg.

DeskSharing Bedeutung

Die Desksharing Bedeutung bezieht sich auf ein flexibles Arbeitsmodell, bei dem mehrere Mitarbeiter sich einen Schreibtisch teilen. Diese innovative Arbeitsweise ermöglicht es Unternehmen, ihre Büroflächen effizienter zu nutzen und Kosten zu senken. Bei Desksharing haben Mitarbeiter keinen fest zugewiesenen Arbeitsplatz, sondern können je nach Bedarf verschiedene Schreibtische nutzen. Dadurch entsteht eine dynamische und kollaborative Arbeitsumgebung, die Flexibilität und Teamarbeit fördert.

Die Desksharing Definition umfasst nicht nur die räumliche Komponente, sondern auch die technologischen Lösungen, die für ein reibungsloses Funktionieren des Konzepts erforderlich sind. Durch den Einsatz von Buchungssystemen und digitalen Tools können Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz vorab reservieren und organisieren, was die Effizienz steigert und Konflikte vermeidet.

8 DeskSharing Regeln & Tipps

Um das Organisationskonzept Desksharing problemlos in Deinem Unternehmen einzuführen, solltest Du einige Regeln beachten und unsere wertvollen Tipps umsetzen.

1. Platz für persönliche Gegenstände

Zu einem Desksharing System gehören gut ausgestattete und minimalistisch gestaltete Arbeitsplätze. Mitarbeitende benötigen dennoch Stauraum bzw. Platz zur Aufbewahrung von persönlichen Gegenständen. Regalfächer, Spinde, oder Schränke können zur Aufbewahrung von privaten und persönlichen Dingen genutzt werden. Somit können Mitarbeitende ihre Arbeitsplätze sauber hinterlassen und Gegenstände in den Regalfächern lagern.

2. Alle Arbeitsplätze identisch gestalten

Um allen Mitarbeitenden denselben Standard anbieten zu können, sollten alle Tische mit der identischen Ausstattung gestaltet werden. Zu einem guten Arbeitsplatz gehören Bildschirme, Dockingstation für Notebooks, Tastaturen und Mäuse. Somit haben Mitarbeitende die Möglichkeit ihre Laptops mit dem Arbeitstisch zu verbinden und unter guten Bedingungen zu arbeiten.

3. Büromaterial zur Verfügung stellen

Es kann sich durchaus als kontraproduktiv erweisen, wenn Mitarbeitende ihre eigenen Büromaterialien von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz mitnehmen müssen, um den täglichen Papierkram zu meistern. Locher, Stempel oder auch Stifte sollten in allen Büroräumen gleichmäßig verteilt oder zentral in einem Schrank für Büromaterialien aufbewahrt werden. Somit hätten alle Mitarbeitenden einen leichten Zugang zu notwendigem Büromaterial.

Zu beachten ist dabei, den Mitarbeitenden mitzuteilen, dass die Materialien an die Orte zurückgelegt werden müssen, von denen sie entnommen wurden, um Ordnung zu schaffen und das Material wiederfinden zu können.

4. Räume für Telefonate definieren

Der Aufenthalt im Büro kann nervig werden, wenn Mitarbeitende konzentriert arbeiten möchten und Kolleg*innen im selben Raum virtuelle Meetings oder Kundentelefonate führen.

Um diese Herausforderung zu meistern, sollten Räume definiert werden, an denen Mitarbeitende in Ruhe telefonieren oder virtuelle Meetings durchführen können, ohne dabei andere Kolleg*innen zu stören.

5. Clean Desk Policy einführen

Die Clean Desk Policy sagt aus, dass der Platz genau so hinterlassen wird, wie man ihn gerne vorfinden möchte: sauber!

Gläser, Krümel von Snacks, Tücher und mehr sollten beim Verlassen des Arbeitsplatzes weggeräumt oder entsorgt werden, sodass Kolleg*innen den Platz sauber vorfinden können.

6. Datenschutz beachten

Datenschutz spielt auch im Büro eine wichtige Rolle. Deshalb sollte dafür gesorgt werden, dass es Platz für die Aufbewahrung von sensiblen Daten gibt und der Datenschutz der Mitarbeitenden bewahrt wird. Um persönliche und sensible Daten beim Desksharing zu schützen, sollte bei der Wahl einer Desksharing Lösung ebenfalls darauf geachtet werden, dass diese Software DSGVO-konform ist. Somit sind die Daten der Mitarbeitenden auch während der Arbeitsplatzbuchung geschützt.

7. DeskSharing Software einführen

Um die Desksharing Umsetzung optimal zu gestalten, gibt es mittlerweile diverse Anbieter von Desksharing Softwares, auch bekannt als Arbeitsplatzbuchungssystem. Mit einer Shared Desk Lösung können die Arbeitsplätze im Büro organisiert werden. Mitarbeitende können sich innerhalb Sekunden einen Platz buchen und festlegen zu welcher Zeit sie im Homeoffice oder im Büro arbeiten werden.

Eine DSGVO-konforme Lösung ist DEIN RAUM – das smarte Desksharing Tool. Bei der mit Microsoft Outlook integrierbaren Software handelt es sich um eine Cross-device fähige Webanwendung. Mit vielen Features erleichtert diese Software die Verwaltung des Desksharing Konzepts in Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen.

8. DeskSharing in ein modernes Bürokonzept einbinden

Desksharing erlaubt Euch gegenüber festen Arbeitsplätzen, eine Menge Bürofläche freizusetzen. Die freigesetzte Fläche könnt Ihr nutzen, um Euer Büro zu einem anziehenden Ort zu machen, der moderne Arbeitsweisen unterstützt. Working Cafés, Meditationsräume, Fokuszonen, agile Workshopzonen – der Fantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt. Büroeinrichter wie z.B. die designfunktion Gruppe helfen Euch, ein Bürokonzept zu entwickeln, das auf die Bedürfnisse Eurer Mitarbeitenden und die strategischen Ziele Eures Unternehmens einzahlt.

Shared Desk Konzept: Effizientes Arbeiten im modernen Büroumfeld

Das Shared Desk Konzept, auch bekannt als „Arbeitsplatz Sharing“ oder „Desksharing“, stellt ein innovatives Organisationsmodell für moderne Büroumgebungen dar. Dabei geht es um die optimale Nutzung von Arbeitsplätzen, bei dem mehrere Mitarbeitende flexibel und dynamisch Schreibtische teilen. Dieses Konzept ermöglicht Unternehmen, ihre Büroflächen effizienter zu nutzen und gleichzeitig eine kollaborative Arbeitsumgebung zu schaffen, die Teamarbeit und Flexibilität fördert.

Die Grundidee hinter dem Shared Desk Konzept besteht darin, dass Mitarbeitende keinen fest zugewiesenen Arbeitsplatz haben, sondern je nach Bedarf und Arbeitsanforderungen verschiedene Schreibtische nutzen können. Dies fördert nicht nur die Interaktion und den Wissensaustausch zwischen den Teammitgliedern, sondern ermöglicht es auch, Platz und Ressourcen optimal zu nutzen. Die Implementierung eines solchen Konzepts erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllt werden und die Arbeitsprozesse reibungslos ablaufen.

Vorteile der Shared Desk Lösungen: Flexibilität und Effizienz

Die Einführung einer Shared Desk Lösung in Unternehmen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Neben der optimalen Raumauslastung und Kosteneinsparungen fördert das Konzept auch die Flexibilität der Mitarbeitenden. Diese können je nach Projekt, Aufgabenstellung oder persönlichen Vorlieben den für sie am besten geeigneten Arbeitsplatz wählen. Dadurch entsteht eine anpassungsfähige Arbeitsumgebung, die die Produktivität steigert und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden erhöht.

DESKSHARING QUOTE BERECHNEN

Viele Unternehmen entscheiden sich für das Desksharing Konzept, um ihre Büroressourcen zu optimieren und Geld zu sparen. Die Desksharing Software DEIN RAUM beinhaltet die Auswertung – Funktion. Dort wird ersichtlich, wie häufig die einzelnen Arbeitsplätze gebucht und genutzt werden.

Die Desksharing Quote gibt das Verhältnis zwischen Arbeitnehmern und Arbeitsplätzen an. Die Anzahl der Arbeitsplätze ist dabei geringer als die Anzahl der Arbeitnehmenden. Somit können Ressourcen effizient genutzt werden.

Um die Desksharing Quote zu berechnen, sollten Unternehmen die Auswertung der Arbeitsplatznutzung über zwei Wochen beobachten und ermitteln wie viele Arbeitsplätze pro Arbeitnehmer sinnvoll wären. Viele Unternehmen entscheiden sich für das 1 : 1,25  Modell, indem acht Arbeitsplätze für zehn Mitarbeitende zur Verfügung stehen.

Um das Einsparpotential für Dein Unternehmen zu berechnen, kannst Du unseren DEIN RAUM Einsparrechner kostenlos benutzen -> So viel Geld kannst Du mit Desksharing sparen

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