DeskSharing: Vorteile und Nachteile des Konzepts

Wie viel Platz braucht modernes Arbeiten wirklich?
Hybride Arbeitsmodelle haben die klassische Bürostruktur auf den Kopf gestellt. Statt fester Schreibtische und täglicher Präsenz im Office stehen heute Flexibilität, Mobilität und Effizienz im Fokus. Genau hier kommt das Konzept DESKSHARING ins Spiel. Immer mehr Unternehmen setzen auf dieses Modell, um Kosten zu sparen, Flächen besser zu nutzen und ein dynamischeres Arbeiten zu ermöglichen.

Aber wie funktioniert Desksharing eigentlich? Welche Chancen und Risiken bringt es mit sich – und worauf musst Du achten, wenn Du das Modell im eigenen Unternehmen einführen willst?

WAS IST DESKSHARING?

Desksharing – auch bekannt als Hot Desking oder Shared Desk – ist ein Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeitende keine festen Schreibtische mehr haben. Stattdessen teilen sich alle vorhandene Arbeitsplätze flexibel. Wer ins Büro kommt, bucht sich vorab oder spontan einen freien Platz – oft über eine digitale Buchungssoftware.

Damit verändert sich nicht nur die Organisation des Büros, sondern auch der Arbeitsalltag: Persönliche Gegenstände verschwinden vom Schreibtisch, der Arbeitsort wird zur wechselnden Station. Die Idee dahinter: weniger ungenutzte Plätze, mehr Flexibilität und eine bessere Nutzung der vorhandenen Büroflächen.

Desksharing passt besonders gut zu hybriden Arbeitsmodellen, bei denen nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro sind. Es gilt als fester Bestandteil moderner Arbeitskonzepte und reiht sich ein in Trends wie New Work, Activity Based Working und Smart Office.

Gut umgesetzt, fördert Desksharing nicht nur die Flächeneffizienz, sondern auch die Kommunikation zwischen Teams – und kann sogar helfen, Silos im Unternehmen aufzubrechen.

WAS BRINGT DESKSHARING?

Desksharing ist mehr als nur ein Trend – es bringt handfeste Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Richtig umgesetzt, kann das Konzept den Büroalltag effizienter, dynamischer und moderner gestalten.

1. Platz- und Kosteneffizienz
Ein großer Vorteil liegt auf der Hand: Wenn weniger Mitarbeitende gleichzeitig im Büro sind, braucht es auch weniger feste Arbeitsplätze. Desksharing reduziert dadurch nicht nur den Platzbedarf, sondern auch Kosten für Miete, Einrichtung und Betrieb. Freigewordene Flächen können anders genutzt oder eingespart werden.

2. Mehr Flexibilität und Bewegung
Wer heute hier, morgen dort arbeitet, bewegt sich mehr durchs Unternehmen. Der regelmäßige Arbeitsplatzwechsel bringt frischen Wind in den Alltag, fördert spontane Begegnungen und neue Perspektiven. Mitarbeitende können selbst entscheiden, wo sie am besten arbeiten – je nach Aufgabe, Tagesform oder Kollegium.

3. Besserer Austausch
Durch das flexible Sitzkonzept entstehen neue Kontaktpunkte: Man sitzt neben Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen, kommt ins Gespräch, tauscht sich aus. Das stärkt die interne Vernetzung und kann die Zusammenarbeit nachhaltig verbessern.

4. Effizientere Raumnutzung in hybriden Modellen
Gerade in Unternehmen mit Homeoffice-Regelungen ist Desksharing ein logischer Schritt. Warum Arbeitsplätze leer stehen lassen, wenn sie flexibel nutzbar sind? Mit der passenden Software lassen sich Buchungen organisieren, Auslastung analysieren und Räume optimal planen.

HABE ICH EIN RECHT AUF EINEN FESTEN ARBEITSPLATZ?

Viele Mitarbeitende fragen sich bei der Einführung von Desksharing: Darf mein Arbeitgeber mir den festen Arbeitsplatz einfach wegnehmen?

Die kurze Antwort: In der Regel ja. Es besteht kein gesetzlicher Anspruch auf einen festen Schreibtisch – außer, es ist vertraglich anders geregelt. Wenn im Arbeitsvertrag ein fester Arbeitsplatz zugesichert ist, muss dieser auch bereitgestellt werden. Ist das nicht der Fall, kann der Arbeitgeber das Arbeitsplatzkonzept grundsätzlich ändern.

Wichtig ist jedoch: Der Arbeitsplatz muss weiterhin den Anforderungen des Arbeitsschutzes entsprechen. Dazu zählen u. a. ergonomische Ausstattung, ausreichende Beleuchtung, Ruhe für konzentriertes Arbeiten und der Zugang zu nötiger Technik. Auch Hygiene und persönliche Lagerungsmöglichkeiten (z. B. abschließbare Spinde) spielen eine Rolle.

In der Praxis bedeutet das: Desksharing ist erlaubt, solange die Arbeitsbedingungen zumutbar und gut organisiert sind. Eine klare Kommunikation, transparente Buchungssysteme und technische Unterstützung sind daher essenziell.

IST DESKSHARING MITBESTIMMUNGSPFLICHTIG?

Ja – und das ist ein zentraler Punkt, den Unternehmen unbedingt beachten sollten. Die Einführung von Desksharing ist in der Regel mitbestimmungspflichtig, da sie direkt die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten betrifft.

Konkret bedeutet das: Der Betriebsrat muss einbezogen werden, wenn das Unternehmen auf ein Shared-Desk-Konzept umstellen möchte. Die Mitbestimmung greift insbesondere bei folgenden Aspekten:

• Arbeitsplatzgestaltung: Wie sehen die geteilten Arbeitsplätze aus? Gibt es genügend Rückzugsmöglichkeiten? Wie wird mit persönlichen Gegenständen umgegangen?
• Arbeitsorganisation: Wie funktioniert die Platzvergabe? Gibt es klare Regeln für Buchungen, Priorisierungen oder Homeoffice-Tage?
• Technische Systeme: Wird eine Software zur Buchung der Arbeitsplätze eingesetzt, ist auch deren Einführung mitbestimmungspflichtig, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Leistungskontrolle.

Wichtig ist: Desksharing darf nicht einfach „von oben“ eingeführt werden. Wer den Betriebsrat frühzeitig einbindet, schafft Vertrauen, erhöht die Akzeptanz im Team und vermeidet Konflikte oder juristische Stolpersteine.

Mehr zu diesem Thema findest Du in diesem Artikel: DESKSHARING MITBESTIMMUNG DURCH BETRIEBSRAT: WAS ARBEITGEBER UND ARBEITNEHMER WISSEN SOLLTEN.

VORTEILE VON DESKSHARING

Warum entscheiden sich immer mehr Unternehmen für das Shared-Desk-Prinzip? Weil es mehr bringt, als auf den ersten Blick erkennbar ist – für Arbeitgeber wie für Mitarbeitende. Hier vier zentrale Vorteile:

1. Flexibilität im Arbeitsalltag

Desksharing erlaubt es, täglich neu zu entscheiden, wo im Büro gearbeitet wird. Das sorgt für Abwechslung und neue Impulse – besonders dann, wenn Mitarbeitende regelmäßig andere Kolleginnen und Kollegen um sich haben. Moderne Desksharing-Tools wie DEIN RAUM machen die Buchung schnell und unkompliziert. Ein paar Klicks – und der Arbeitsplatz ist reserviert.

2. Weniger Kosten, besser genutzte Flächen

In hybriden Arbeitsmodellen werden nicht mehr alle Arbeitsplätze täglich genutzt. Desksharing reduziert deshalb den Bedarf an festen Schreibtischen – und damit auch die Miet- und Betriebskosten. Oft lassen sich durch eine Analyse der Auslastung sogar Büroflächen langfristig verkleinern oder anders nutzen.

3. Innovatives Unternehmensimage

Das Shared-Desk-Modell signalisiert: Hier wird modern gearbeitet. Unternehmen, die Desksharing einführen, positionieren sich als flexibel, zukunftsorientiert und offen für neue Arbeitsformen. Das stärkt die Arbeitgebermarke – gerade im Wettbewerb um junge, digital affine Talente.

4. Mehr Austausch, mehr Vernetzung

Wer öfter mit anderen zusammensitzt, tauscht sich auch anders aus. Desksharing fördert das Kennenlernen über Abteilungsgrenzen hinweg. Das stärkt den interdisziplinären Austausch und schafft ein besseres Verständnis für die Arbeit der Kolleginnen und Kollegen.

Nachteile von DeskSharing

So ehrlich muss man sein: Desksharing ist nicht für jede*n sofort die beste Lösung. Vor allem, wenn das Konzept nicht gut vorbereitet oder nicht richtig kommuniziert wird. Diese Punkte solltest Du im Blick behalten:

1. Fehlendes Zugehörigkeitsgefühl

Ein fester Schreibtisch kann ein Gefühl von „Zuhause im Büro“ vermitteln. Wer jeden Tag woanders sitzt, vermisst manchmal genau dieses Gefühl. Gerade Mitarbeitende, die viel Präsenzzeit im Büro haben, brauchen Alternativen – etwa personalisierbare Bereiche oder Teamsphären, in denen sie regelmäßig arbeiten können.

2. Mehraufwand ohne Software

Ohne ein gutes Tool wird das Teilen von Arbeitsplätzen schnell zum Organisationschaos. Wer sich morgens einen Schreibtisch suchen muss oder nicht weiß, wo das eigene Team heute sitzt, verliert Zeit – und Nerven. Eine passende Desksharing-Software ist daher essenziell für eine reibungslose Umsetzung.

3. Datenschutz und Sicherheit

Gemeinsam genutzte Arbeitsplätze bringen besondere Anforderungen mit sich – gerade im Umgang mit vertraulichen Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sensible Informationen nach jeder Nutzung wieder gut verstaut oder digital geschützt sind. Schulungen und klare Regeln helfen dabei.

4. Frustration bei knappen Kapazitäten

Wenn es mehr Mitarbeitende als verfügbare Arbeitsplätze gibt, sind Konflikte vorprogrammiert. Fehlplanungen führen schnell zu Frust. Deshalb ist eine realistische Einschätzung der Büroauslastung vor Einführung wichtig – genauso wie eine kontinuierliche Evaluation im laufenden Betrieb.

FAZIT: Desksharing mit Strategie statt Dogma

Desksharing ist kein Allheilmittel – aber ein starkes Werkzeug, wenn es zu den Anforderungen Deines Unternehmens passt. Wer das Konzept nicht einfach „von oben herab“ verordnet, sondern Mitarbeitende frühzeitig einbezieht, schafft echte Akzeptanz. Dabei gilt: Technik allein reicht nicht. Ohne ein durchdachtes Konzept, klare Regeln und eine ehrliche Kommunikation wird aus Flexibilität schnell Frust.

Die gute Nachricht: Mit einer passenden Software, einer klugen Raumstrategie und einem offenen Dialog lässt sich Desksharing erfolgreich in den Arbeitsalltag integrieren. Dann überwiegen die Vorteile – für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen.

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