Unsere Funktionen im Überblick
Du kannst die Desksharing Software individuell an die Bedürfnisse Deines Unternehmens anpassen. Jede Funktion kann aktiviert und mit anderen Ressourcen kombiniert werden, muss es aber nicht.
ALLGEMEIN
Tabellarische Tages- und Wochenübersicht
Die Übersicht zeigt auf einen Blick, wer an welchem Tag oder in welcher Woche im Büro ist. Filterbar nach Standort, Abteilung oder Gruppen – auch als PDF exportierbar.
Abteilungszuweisung
Nutzer und Plätze können bestimmten Abteilungen zugeordnet werden. Das ermöglicht z. B. abteilungsspezifische Buchungsregeln und Auswertungen. Es kann eingestellt werden, ob Personen nur innerhalb ihrer Abteilung buchen dürfen. Auch ob Abteilungen die Buchungen der anderen Abteilungen sehen können, kann hinterlegt werden.
Grundriss- oder Listenansicht
Arbeitsplätze und Räume können entweder grafisch im Grundriss oder als tabellarische Liste dargestellt und gebucht werden.
Filtern nach Ausstattung
Nutzer können Plätze nach Ausstattung (z. B. Monitor, Dockingstation, höhenverstellbar) filtern, um passende Plätze schneller zu finden.
Whitelabel
Das eigene Unternehmenslogo kann in der Anwendung hinterlegt werden. Auch digitale Türschilder lassen sich individuell im Corporate Design gestalten.
Auslastungsanalyse
Visualisiert grafisch und prozentual, wie stark Plätze, Räume oder ganze Etagen in einem bestimmten Zeitraum genutzt wurden. Ergebnisse können als Excel-Datei exportiert werden.
Buchungsregeln für Abteilungen
Ermöglicht es, Buchungszeiträume oder bevorzugte Buchungsrechte gezielt für bestimmte Abteilungen zu definieren.
Mehrtägige Buchung
Alle Ressourcen darunter auch Arbeitsplätze und Besprechungsräume können über mehrere Tage hinweg gebucht werden, z. B. für Projektarbeit oder Außendienst.
Ressourcenvermietung
Optional können auch kostenpflichtige Ressourcen wie Parkplätze oder E-Ladesäulen mit Preisangabe gebucht werden. Inklusive Abrechnung & CSV-Export.
Favoriten
Nutzer können Lieblingsressourcen markieren und schneller buchen („Superschnell buchen“-Funktion mit zwei Klicks).
Anonymes Buchen
Nutzer*innen können ihren Namen auf dem Grundriss verbergen – etwa bei sensiblen Arbeitsbereichen. Dies ist optional in den persönlichen Einstellungen aktivierbar oder eine genrell geltende Einstellung für alle Nutzer*innen des Systems.
30-Tage-Report
Monatliche Auswertung der Anwesenheiten der Nutzenden über 30 Tage hinweg – z. B. für HR, Teamleitungen oder zur Steuerung von Hybrid-Modellen. Wichtig: Diese Funktion ist grundlegend deaktivert. Für die Aktivierung muss der Aufftraggeber oder die Aufftraggeberin explizit dieser Vereinbarung zustimmen und die Nutzer*innen der Anwendung darüber informieren.
Arbeitszeit & Buchungshorizont
Die Buchungszeiträume (z. B. morgens 8–12 Uhr) und Buchungsfenster (z. B. max. 4 Wochen im Voraus) können im System individuell eingestellt werden.
ARBEITSPLÄTZE
Arbeitsplatzbuchung
Arbeitsplätze lassen sich flexibel ganztägig oder stundenweise buchen – über eine interaktive Grundriss- oder Listenansicht. Filter wie Ausstattung, Etage oder Abteilung helfen bei der gezielten Auswahl.
Mehrtägige Buchung
Arbeitsplätze und Besprechungsräume können über mehrere Tage hinweg gebucht werden, z. B. für Projektarbeit oder Außendienst. Auch eine Buchung für eine andere Personen sind mit der entsprechenden Berechtigung möglich.
Wochenregel
Wiederkehrende Buchungen lassen sich als persönliche Wochenregel speichern. Für jeden Wochentag können Uhrzeiten und bevorzugte Plätze hinterlegt werden – ideal für hybride Arbeitsmodelle mit festen Bürotagen.
Check-in & Check-Out
Vor Beginn der Buchung wird eine Erinnerung verschickt. Erfolgt der Check-in nicht rechtzeitig, wird der reservierte Platz automatisch wieder freigegeben – so bleiben ungenutzte Plätze nicht blockiert.
Parkplätze
Parkplatzbuchung
Auch Stellplätze können bequem reserviert werden – bei Bedarf inklusive Auswahl einer E-Lademöglichkeit. Alle Preise und Zusatzkosten wie Ladegebühren sind vor der Buchung einsehbar.
Vermieten von Parkplätzen
Stellplätze können als kostenpflichtige Ressourcen bereitgestellt und optional auch zur Vermietung freigegeben werden. Die Abrechnung erfolgt automatisch und nachvollziehbar.
Kennzeichenen von Ladesäulen
Bei der Parkplatzbuchung kann angegeben werden, ob ein Fahrzeug geladen werden soll. Verfügbare Stellplätze mit Lademöglichkeit sind entsprechend gekennzeichnet.
MEETINGRÄUME
Meetingraumbuchung
Besprechungsräume können direkt über den Grundriss oder eine Liste reserviert werden – inklusive optionaler Angaben wie Teilnehmerzahl, Notizen, benötigtem Equipment oder Catering. Auf Wunsch kann auch ein Freigabeprozess aktiviert werden.
Outlook Add-in
Mit dem Add-in lassen sich Räume direkt beim Erstellen eines Termins im Outlook-Kalender buchen. Datum, Uhrzeit und Betreff werden automatisch übernommen – ganz ohne Systemwechsel.
Digitale Türschilder
An Meetingräumen angebrachte Tablets zeigen in Echtzeit, ob ein Raum frei oder belegt ist – auf Wunsch im eigenen Unternehmensdesign mit LED-Statusanzeige.
Buchungsfreigabe
Für ausgewählte Meetingräume kann eine manuelle Freigabe durch berechtigte Personen hinterlegt werden. Anfragen werden per E-Mail und Systembenachrichtigung übermittelt und lassen sich direkt bestätigen oder ablehnen.
Catering
Bei der Buchung des Meetingraums können Informationen zum Catering, der Art der Bestuhlung und zum ggf. zusätzlich benötigten technischen Equipment mit angeben werden. Alle Informationen können automatisch an eine mit dem Raum verknüpfte E-Mail geschickt werden.
Ressourcen
Hundekörbchen
Das Hundekörbchen kann gebucht werden um anzuzeigen, dass man seinen flauschigen Freund mit ins Büro nimmt.
Woanders-Elemete
Neben physischen Arbeitsplätzen können auch alternative Abwesenheitsarten wie „Homeoffice“, „Abwesend“, „Mobiles Arbeiten“ oder „Außentermin“ gebucht werden. Diese werden im Kalender und in Übersichten wie ein normaler Büroplatz dargestellt – ideal für die hybride Planung.
Stehplatz
Dieses Element kann gebucht werden um Kolleg*innen zu zeigen, dass man sich im Büro befindet aber keinen Arbeitsplatz gebucht hat.
Zuebhör
Zubehörbuchung
Zusätzliches Equipment wie Monitore, Dockingstationen oder Powerbanks kann gezielt für einen bestimmten Zeitraum gebucht werden – ganztägig oder stundenweise. Die gewünschte Menge lässt sich direkt im Buchungsfenster festlegen.
Zubehör anlegen
Im Administrationsbereich kann Zubehör zentral verwaltet werden. Neue Elemente lassen sich einfach anlegen und mit der verfügbaren Stückzahl versehen.
Ressourcen
Administrator
Administratoren haben Zugriff auf den Menüpunkt „Admin“ und können systemweite Einstellungen vornehmen. Dazu gehören u. a. die Verwaltung von Nutzern, Plätzen, Buchungsregeln, Ausstattungen, Buchungsfenstern sowie das Einsehen von Rechnungsdetails und die Konfiguration der Organisationsstruktur.
Auslastungsanalyst
Nutzer mit dieser Berechtigung erhalten Zugriff auf den Bereich „Auswertung“. Dort können sie die Nutzung von Räumen, Plätzen oder Etagen grafisch und prozentual auswerten, Zeiträume definieren und Ergebnisse als Excel-Dateien exportieren.
Rezeptionist
Personen mit dieser Berechtigung können Ressourcen im Namen anderer Nutzer*innen buchen und freigeben – z. B. für Empfangspersonal, Assistenz oder Teamleitungen.
Buchungsfreigabe
Für ausgewählte Meetingräume kann eine manuelle Freigabe durch berechtigte Personen hinterlegt werden. Anfragen werden per E-Mail und Systembenachrichtigung übermittelt und lassen sich direkt bestätigen oder ablehnen.
Meetingraum-Verwaltung
Nutzer mit der Berechtigung „Freigabe der Reservierungen“ können eingehende Raumanfragen bestätigen oder ablehnen – relevant bei Räumen mit aktivierter Buchungsfreigabe. Sie erhalten dazu eine Benachrichtigung im System und per E-Mail.
TERMIN
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