Die Kunst moderne Büros zu gestalten – ein Gespräch mit Büroart aus München
Unser Hauptthema Digitalisierung des Büros ist ein wichtiger Teilbereich neuer Bürokonzepte und Büroart beantwortet uns unsere Fragen dazu. Viele Unternehmen arbeiten schon seit der Zeit des Lockdowns an Veränderungen ihrer Büroflächen und deren Nutzung.
Flexibler soll es werden und möglichst auch kompakter, eine Fragestellung, der sich Andreas Lesche, Geschäftsführer von büroart, einer innovativen Agentur für moderne Büroplanung, sehr häufig gegenübersteht. Als Teil unseres Spezialisten-Netzwerks unterstützt uns Büroart, wenn unsere Kunden ein globales Konzept benötigen, das über die digitale Buchung und das Management von Räumen hinausgeht.
Herr Lesche, lieber Andreas – Erste Frage: wo genau liegt eigentlich der Unterschied der neuen Konzepte im Vergleich zum Büro im herkömmlichen Sinne?
„Das ist eine sehr umfassende Frage, da es nicht nur einen Unterschied gibt, sondern sich das gesamte System stark unterscheidet. Das „herkömmliche Büro“ hat eine fixe Platzstruktur, starre Nutzungsrichtungen der einzelnen Bereiche und bietet kaum Skalierungsmöglichkeiten, außer durch Komprimierung oder Flächenveränderung. Es gilt oft die „Ein-Mitarbeiter-ein-Arbeitsplatz“-Regel, eine Sichtweise, die vor allem der Führung und Überwachung der Mitarbeiter dient, also aus Firmensicht gestaltet wurde.
Die neuen Bürokonzepte richten sich viel mehr nach den Bedürfnissen der Mitarbeitenden vor Ort. Es geht darum, wie in möglichst kurzer Zeit möglichst variabel Ergebnisse erzielt werden können. Dieser Bedarf gründet sich hauptsächlich auf den veränderten Arbeitsweisen im Büro.
Noch vor 10 Jahren gab es in vielen großen Bürokomplexen echte Projektguides, wie und in welcher Reihenfolge Projekte be- und abgearbeitet werden sollten. Diese aufeinander aufbauende Struktur, das sogenannte Wasserfall-Prinzip, wurde jedoch durch die rasante digitale Entwicklung faktisch überholt.
In vielen Bereichen hat die agile Projektabwicklung Einzug gehalten. Die Abläufe sind dezentraler und linienferner organisiert. Einzelne Segmente werden, unabhängig von ihrer „eigentlichen“ Position im Ablauf, zeitlich versetzt entwickelt und umgesetzt. Die neue Arbeitswelt gleicht eher einem gut gespielten Puzzle-Spiel, bei dem die Organisation nur noch für Ordnung auf dem Tisch sorgt und die einzelnen Stücke zuordnet.
Und genau da braucht es eben auch flexible räumliche Möglichkeiten – die es oft (noch) nicht gibt. Dort kommen dann wir ins Spiel und entwickeln datengetrieben und analytisch aufbereitet sinnvolle Planungen von Büroflächen.“
Flexibles Arbeiten ist die Zukunft der Büroarbeit. Wie unterstützen aber offene Flächenkonzepte diese neue Art, in einem Büro zu arbeiten?
„Ein offenes Büroflächenkonzept, gern auch Open Space Office genannt, ist für sich genommen erstmal nur das „Aufbrechen“ von Wänden, Trennungen und Einschränkungen. Dabei ist das ganz real zu versehen, da Großraumbüros der alten Schule sehr abgegrenzte Bereiche für die einzelnen Arbeitsplätze (Desks) haben. Büroeinheiten mit einem, zwei oder vier Mitarbeitern sind da durchaus die Regel. Open Space soll diese Strukturen schlicht öffnen, Interaktion und Kommunikationsmöglichkeiten erweitern.
Es werden verschiedene Flächen geschaffen, die flexibel genutzt werden können, etwa als Präsentations- und Kommunikationsbereich oder für Erholung und informelle Unterhaltungen innerhalb der Teams.
Auch die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Abteilungen wird durch das offene Konzept unterstützt, da es schlicht die Wahrnehmung der anderen Mitarbeitenden gewährleistet und erhöht wird. Das verbessert einerseits den Zusammenhalt, andererseits vergrößern sich Synergieeffekte, da auf andere Wissensquellen (Mitarbeitende) im Unternehmen problemfreier zugegriffen werden kann.
Dabei wird am Anfang der Planung nicht selten aber ein wichtiger Aspekt außer Acht gelassen. Die Fläche für die einzelnen Arbeitsplätze wird weniger, Desk-Bereiche fallen komplett weg. Damit trotzdem jeder arbeiten kann, muss ein Konzept für ein sinnvolles Desksharing gefunden werden. Mit unseren Spezialisten bei büroart analysieren wir den Bedarf der Mitarbeitenden vor Ort – wie oft ist wer überhaupt da, wie lange benötigt er oder sie seinen bzw. ihren Arbeitsplatz, welche Tätigkeiten führen den Mitarbeitenden wohin. Daraus resultieren zumeist sehr hohe Einsparungspotenziale im Bereich der Arbeitsplätze. Und genau diese Informationen lassen wir dann in die Flächenplanung einfließen.“
Wo liegen die größten Hürden bei einer Umsetzung eines neuen Bürokonzeptes?
Zumeist liegen die Hürden in zwei Bereichen: dem Verständnis des Managements und die Überführung der neuen Möglichkeiten in die reale Nutzung.
Bedingt durch die Aufgabe, die Mitarbeiter zu lenken aber auch zu beaufsichtigen, wird ein offenes, flexibles System meist skeptisch betrachtet vom Management. Zwar ist der Antrieb zur Modernisierung vorhanden, sogar mit einem gewissen Druck. Ich sage nur – Thema: knappe Fachkräfte.
Trotzdem kommen nicht selten Fragen auf. Was ist jetzt, wenn doch alle zugleich da sind? Wie soll ich die Arbeitsleistungen meiner Mitarbeiter kontrollieren bei dem Durcheinander – jeder sitzt ja dann, wo er will? Welche Lenkungsmöglichkeiten habe ich denn dafür? – solche und ähnliche Fragen hören wir sehr oft in unseren Gesprächen mit dem Management. Gerade die Frage nach der Lenkung und Steuerung ist jedoch eher angstgetrieben als real zu stellen. Denn das Einzige, was beim „herkömmlichen“ Büro überprüfbar ist, wäre die Anwesenheit. Die eigentliche Arbeitsleistung könnte nur mit einer permanenten Überwachung nachweisbar werden. Und der andere Fragenkomplex nach der Überbelastung der Flächen lässt sich mit planerischen Entscheidungen lösen – wobei auch der digitalen Buchbarkeit von Räumen und Desks eine entscheidende Rolle zukommt.
Bei der Umsetzung in den normalen Büroalltag sehen wir sehr oft die größeren Stolperfallen. Die meisten Menschen sind bei Veränderungen erstmal ängstlich – wir haben dafür sogar ein eigenes Whitepaper erstellt, um dieses Dilemma nochmal zu verdeutlichen. Deshalb ist es extrem wichtig, schon frühzeitig ein sogenanntes Change-Management zu installieren. Wichtige Mitarbeiter müssen von Anfang an in die veränderten, räumliche und technischen Nutzungsmöglichkeiten eingebunden werden. Nur durch positive, persönliche Interaktion innerhalb der Teams können die gewollten und geplanten Synergieeffekte eintreten.
du hast das Stichwort schon genannt, digitale Buchbarkeit ist mitentscheidend.
Welche Vorteile einer Raumbuchungssoftware wie DEIN RAUM gibst du in deinen Projekten besonders oft weiter?
Bedingt durch die letzten Jahre mit extrem hohem Anteil an Home-Office-Zeiten haben sich viele Abläufe innerhalb der Firmen sehr stark digitalisieren müssen. Persönliche Termine wurden durch digitale Calls verdrängt, wenn nicht sogar verdrängt. Interaktive Projekttools für flexibles Arbeiten, ortsungebunden und zeitlich variable sind schon Alltag in vielen Unternehmen.
Wenn die persönliche Anwesenheit erforderlich ist oder technischerseits notwendig wird, braucht es eine schnelle und einfache Möglichkeit, sich einen Platz zu sichern. Nichts frustriert mehr, als nach der Anreise ins Büro keinen Platz zu haben oder vielleicht nur einen, der nicht alle benötigten Gegebenheiten hat.
Weiterhin geht es um die Klarheit, sowohl vor Ort durch die eindeutige Zuordnung von Nutzungszeiten als auch für den einzelnen Mitarbeitenden. Durch die agilen Projektabläufe sind fixe Zeiten ein rares Gut und müssen dann auch definitiv feststehen. Alles andere würde die Abläufe empfindlich stören.
Und ein nicht von der Hand zu weisendes Argument ist die Heranführung der neuen Nutzungsmöglichkeiten an die Mitarbeitenden. Gerade durch den Aha-Effekt – „das klappt ja gut, wenn ich das buche“ – können die veränderten Strukturen deutlich besser in den normalen Arbeitsalltag überführt werden.“
Das sind schon eine Menge Argumente pro Buchung digital. Was sollte noch mehr in den Fokus gestellt werden, wenn es um die Darstellung von Buchungssoftware für Open-Office-Projekte geht?
„Aus unserer Sicht muss der integrative Gedanke, den Mitarbeitenden ein positives Gefühl nach den Veränderungen im Büro zu geben, noch mehr herausgestellt werden. Schnelligkeit, Einfachheit und Steuerbarkeit – oft beschworen als Kernargumente – sollten dabei natürlich nicht vergessen werden. Aber wenn das Buchen eines Raumes notwendiger wird, um einen fixen Termin oder einen geeigneten Platz zum Arbeiten abzusichern, braucht es eine verlässliche Lösung, wie eben Eure von DEIN RAUM.
Vielen Dank an Andreas Lesche für das spannende Interview und die Einblicke in die Welt der Open-Office-Planung. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit büroart.