Unsere Funktionen im Überblick

Du kannst die Desksharing Software individuell an die Bedürfnisse Deines Unternehmens anpassen. Jede Funktion kann aktiviert und mit anderen Ressourcen kombiniert werden, muss es aber nicht.

Allgemein

Tabellarische Tages- und Wochenübersicht

Die Übersicht zeigt auf einen Blick, wer an welchem Tag oder in welcher Woche im Büro ist. Filterbar nach Standort, Abteilung oder Gruppen – auch als PDF exportierbar.

Tagesübersicht mit Buchungen nach Namen und Uhrzeit im DEIN RAUM Desksharing-System.

Abteilungszuweisung

Nutzer und Plätze können bestimmten Abteilungen zugeordnet werden. Das ermöglicht z. B. abteilungsspezifische Buchungsregeln und Auswertungen. Es kann eingestellt werden, ob Personen nur innerhalb ihrer Abteilung buchen dürfen. Auch ob Abteilungen die Buchungen der anderen Abteilungen sehen können, kann hinterlegt werden.

Verwaltungsansicht zur Anlage und Bearbeitung von Firmen, Abteilungen und Gruppen innerhalb der Organisationsstruktur.

Bearbeitungsmaske zur Konfiguration eines Arbeitsplatzes mit Angaben zu Raum, Firma, Abteilung und Ausstattung.

Grundriss- oder Listenansicht

Arbeitsplätze und Räume können entweder grafisch im Grundriss oder als tabellarische Liste dargestellt und gebucht werden.

Grundrissansicht mit belegten, freien und reservierten Arbeitsplätzen sowie Raumbezeichnungen.

Listenansicht mit Arbeitsräumen, belegten und freien Plätzen sowie Optionen zum Buchen oder Freigeben.

Filtern nach Ausstattung

Nutzer können Plätze nach Ausstattung (z. B. Monitor, Dockingstation, höhenverstellbar) filtern, um passende Plätze schneller zu finden.

Filterliste zur Auswahl von Arbeitsplätzen mit bestimmter Ausstattung wie Dockingstation oder Drucker.

Whitelabel

Das eigene Unternehmenslogo kann in der Anwendung hinterlegt werden. Auch digitale Türschilder lassen sich individuell im Corporate Design gestalten.

Auslastungsanalyse

Visualisiert grafisch und prozentual, wie stark Plätze, Räume oder ganze Etagen in einem bestimmten Zeitraum genutzt wurden. Ergebnisse können als Excel-Datei exportiert werden.

Grundrissansicht mit farblicher Auslastungsanzeige für Arbeitsplätze im gewählten Zeitraum und Standort.

Buchungsregeln für Abteilungen

Ermöglicht es, Buchungszeiträume oder bevorzugte Buchungsrechte gezielt für bestimmte Abteilungen zu definieren.

Regelbasierte Buchungsfreigabe für Abteilungen mit individuellem Zeitlimit für das Buchen fremder Arbeitsplätze.

Mehrtägige Buchung

Alle Ressourcen darunter auch Arbeitsplätze und Besprechungsräume können über mehrere Tage hinweg gebucht werden, z. B. für Projektarbeit oder Außendienst.

Buchungsmaske für einen Arbeitsplatz mit Kalenderauswahl, Favoritenfunktion und Angabe zur Ausstattung.

Ressourcenvermietung

Optional können auch kostenpflichtige Ressourcen wie Parkplätze oder E-Ladesäulen mit Preisangabe gebucht werden. Inklusive Abrechnung & CSV-Export.

Rechnungsübersicht nach Nutzern für Stellplatzbuchungen mit Monatsauswahl und Gesamtkosten.

Tabelle mit hinterlegten Ressourcenpreisen für Stellplätze inklusive Gültigkeitszeitraum und Zeiteinheit.

Formular zur Definition des Ressourcenpreises für Stellplätze mit optionaler Ladefunktion.

Favoriten

Nutzer können Lieblingsressourcen markieren und schneller buchen („Superschnell buchen“-Funktion mit zwei Klicks).

Anonymes Buchen

Nutzer*innen können ihren Namen auf dem Grundriss verbergen – etwa bei sensiblen Arbeitsbereichen. Dies ist optional in den persönlichen Einstellungen aktivierbar oder eine generell geltende Einstellung für alle Nutzer*innen des Systems.

30-Tage-Report

Monatliche Auswertung der Anwesenheiten der Nutzenden über 30 Tage hinweg – z. B. für HR, Teamleitungen oder zur Steuerung von Hybrid-Modellen. Wichtig: Diese Funktion ist grundlegend deaktiviert. Für die Aktivierung muss der Aufftraggeber oder die Aufftraggeberin explizit dieser Vereinbarung zustimmen und die Nutzer*innen der Anwendung darüber informieren.

Arbeitszeit & Buchungshorizont

Die Buchungszeiträume (z. B. morgens 8–12 Uhr) und Buchungsfenster (z. B. max. 4 Wochen im Voraus) können im System individuell eingestellt werden.

Arbeitsplätze

Arbeitsplatzbuchung

Arbeitsplätze lassen sich flexibel ganztägig oder stundenweise buchen – über eine interaktive Grundriss- oder Listenansicht. Filter wie Ausstattung, Etage oder Abteilung helfen bei der gezielten Auswahl.

Mehrtägige Buchung

Arbeitsplätze und Besprechungsräume können über mehrere Tage hinweg gebucht werden, z. B. für Projektarbeit oder Außendienst. Auch eine Buchung für eine andere Personen sind mit der entsprechenden Berechtigung möglich.

Wochenregel

Wiederkehrende Buchungen lassen sich als persönliche Wochenregel speichern. Für jeden Wochentag können Uhrzeiten und bevorzugte Plätze hinterlegt werden – ideal für hybride Arbeitsmodelle mit festen Bürotagen.

Check-in & Check-Out

Vor Beginn der Buchung wird eine Erinnerung verschickt. Erfolgt der Check-in nicht rechtzeitig, wird der reservierte Platz automatisch wieder freigegeben – so bleiben ungenutzte Plätze nicht blockiert.

Parkplätze

Parkplatzbuchung

Auch Stellplätze können bequem reserviert werden – bei Bedarf inklusive Auswahl einer E-Lademöglichkeit. Alle Preise und Zusatzkosten wie Ladegebühren sind vor der Buchung einsehbar.

Vermieten von Parkplätzen

Stellplätze können als kostenpflichtige Ressourcen bereitgestellt und optional auch zur Vermietung freigegeben werden. Die Abrechnung erfolgt automatisch und nachvollziehbar.

Kennzeichenen von Ladesäulen

Bei der Parkplatzbuchung kann angegeben werden, ob ein Fahrzeug geladen werden soll. Verfügbare Stellplätze mit Lademöglichkeit sind entsprechend gekennzeichnet.

Buchungsmaske für einen Stellplatz mit Auswahlmöglichkeit zum Laden eines Fahrzeugs.

Meetingräume

Meetingraumbuchung

Besprechungsräume können direkt über den Grundriss oder eine Liste reserviert werden – inklusive optionaler Angaben wie Teilnehmerzahl, Notizen, benötigtem Equipment oder Catering. Auf Wunsch kann auch ein Freigabeprozess aktiviert werden.

Outlook Add-in

Mit dem Add-in lassen sich Räume direkt beim Erstellen eines Termins im Outlook-Kalender buchen. Datum, Uhrzeit und Betreff werden automatisch übernommen – ganz ohne Systemwechsel.

Digitale Türschilder

An Meetingräumen angebrachte Tablets zeigen in Echtzeit, ob ein Raum frei oder belegt ist – auf Wunsch im eigenen Unternehmensdesign mit LED-Statusanzeige.

Buchungsfreigabe

Für ausgewählte Meetingräume kann eine manuelle Freigabe durch berechtigte Personen hinterlegt werden. Anfragen werden per E-Mail und Systembenachrichtigung übermittelt und lassen sich direkt bestätigen oder ablehnen.

Catering

Bei der Buchung des Meetingraums können Informationen zum Catering, der Art der Bestuhlung und zum ggf. zusätzlich benötigten technischen Equipment mit angeben werden. Alle Informationen können automatisch an eine mit dem Raum verknüpfte E-Mail geschickt werden.

Fuhrpark

Fahrzeugbuchung

Mit der Fahrzeugbuchung in DEIN RAUM verwaltest Du Deinen Fuhrpark effizient und transparent. Über die intuitive Oberfläche wählst Du Fahrzeugkategorie, Standort und Zeitraum aus und buchst Dein gewünschtes Fahrzeug mit nur wenigen Klicks. Vor Fahrtbeginn führst Du den digitalen Check-in durch – inklusive Angaben zu Tankstand, Kilometerstand und Fahrzeugzustand. Nach der Rückgabe erfolgt der Check-out, sodass alle Fahrten sauber dokumentiert und Fahrzeuge optimal ausgelastet werden. So behalten FuhrparkmanagerInnen und Mitarbeitende jederzeit den Überblick über Verfügbarkeit, Nutzung und Zustand der Fahrzeuge.

Benutzeroberfläche der DEIN RAUM Fuhrparkmanagement Software mit geöffnetem Buchungsdialog. Ein SUV ist ausgewählt, daneben stehen Buchungsdetails wie Zeitraum, FahrerIn, Zieladresse und Mitfahrende.

Check-in-Ansicht in der DEIN RAUM Fuhrparkmanagement Software mit Fahrzeugdetails, Tankanzeige und Reinigungszustand.

Digitale Check-out-Ansicht in der DEIN RAUM Fuhrparkmanagement Software mit Eingabefeldern für Kilometerstand, Reinigung und Schäden.

Gastbuchung

über die Gastbuchung können auch externe Personen – etwa KundInnen, Dienstleistende oder BesucherInnen – unkompliziert Fahrzeuge nutzen. Du legst einfach Namen, E-Mail-Adresse und Zeitraum fest, und DEIN RAUM erstellt automatisch eine temporäre Buchung für den Gast. So bleibt der Überblick über alle Fahrten erhalten, ohne dass externe NutzerInnen dauerhaft im System angelegt werden müssen. Die Funktion sorgt für maximale Flexibilität im Fuhrparkmanagement und vereinfacht den organisatorischen Aufwand erheblich.

Führerscheinprüfung

Die Führerscheinprüfung in DEIN RAUM unterstützt FuhrparkmanagerInnen bei der gesetzlich vorgeschriebenen Überprüfung der Fahrberechtigungen. Alle Führerscheindaten werden zentral verwaltet, inklusive Klassen, Einschränkungen und Prüfintervallen. Das System erinnert automatisch per E-Mail, wenn eine Prüfung ansteht, und dokumentiert jede Kontrolle revisionssicher. So bleibt der Überblick über alle FahrerInnen gewahrt und die Einhaltung der Halterpflichten wird zuverlässig sichergestellt.

Eingabemaske zur Führerscheinprüfung in der DEIN RAUM Fuhrparkmanagement Software mit Feldern zu Führerscheinklasse, Prüfdatum und PrüferIn.

Sonderfahrten

Die Freigabe von Sonderfahrten ermöglicht es, Buchungen außerhalb der regulären Nutzungszeiten oder festgelegten Fahrzeugverfügbarkeiten individuell zu prüfen und freizugeben. Mitarbeitende können eine Fahrt anfragen, die anschließend durch berechtigte Personen – etwa Vorgesetzte oder FuhrparkmanagerInnen – bestätigt oder abgelehnt wird. Diese Funktion schafft Transparenz und Kontrolle, während gleichzeitig flexible Nutzungsmöglichkeiten im Fuhrpark erhalten bleiben.

Buchungsfenster in der DEIN RAUM Fuhrparkmanagement Software für eine Sonderfahrt außerhalb der regulären Buchungszeiten.

Freigabeansicht für Sonderfahrten im DEIN RAUM Fuhrparkmodul mit Informationen zu Zeitraum, Fahrzeug, Fahrzweck und Bestätigung.

Fahrtenbuch

Das digitale Logbuch in DEIN RAUM dokumentiert jede Fahrzeugnutzung lückenlos und revisionssicher. Kilometerstand, Tankfüllung, Stellplatz, Reinigungszustand oder Schäden können direkt nach jeder Fahrt eingetragen werden. Änderungen werden automatisch mit Datum, Uhrzeit und NutzerIn gespeichert und sind jederzeit nachvollziehbar. Für Auswertungen oder Nachweise lässt sich das Logbuch bequem als Excel-Datei exportieren – transparent und immer aktuell.

Im Logbuch-Modul erfassen Nutzende wichtige Fahrzeuginformationen wie Kilometerstand, Tankfüllung und Reinigung. Diese Daten werden automatisch gespeichert und können später für Auswertungen oder Nachweise exportiert werden – eine verlässliche Grundlage für transparentes Fuhrparkmanagement.

Service

Das digitale Serviceheft in DEIN RAUM bündelt alle Informationen zu Wartungen, Services und Defekten an einem zentralen Ort. Für jedes Fahrzeug können Einträge mit Datum, Typ und Beschreibung angelegt werden. Fahrzeuge lassen sich bei anstehenden oder laufenden Wartungen automatisch sperren, um Buchungen während dieser Zeit zu verhindern. So bleibt der komplette Wartungsverlauf transparent dokumentiert, Ausfallzeiten werden minimiert und die Fahrzeughistorie ist jederzeit nachvollziehbar.

Fahrzeugübersicht mit technischen Details wie Getriebe, Führerscheinklasse, Sitzanzahl und Ausstattung.

Serviceheft-Ansicht in der DEIN RAUM Fuhrparkmanagement Software mit Einträgen zu Wartung, Service oder Defekt.

Ressourcen

Hundekörbchen

Das Hundekörbchen kann gebucht werden um anzuzeigen, dass man seinen flauschigen Freund mit ins Büro nimmt.

Woanders-Elemete

Neben physischen Arbeitsplätzen können auch alternative Abwesenheitsarten wie „Homeoffice“, „Abwesend“, „Mobiles Arbeiten“ oder „Außentermin“ gebucht werden. Diese werden im Kalender und in Übersichten wie ein normaler Büroplatz dargestellt – ideal für die hybride Planung.

Stehplatz

Dieses Element kann gebucht werden um Kolleg*innen zu zeigen, dass man sich im Büro befindet aber keinen Arbeitsplatz gebucht hat.

Zubehör

Zubehörbuchung

Zusätzliches Equipment wie Monitore, Dockingstationen oder Powerbanks kann gezielt für einen bestimmten Zeitraum gebucht werden – ganztägig oder stundenweise. Die gewünschte Menge lässt sich direkt im Buchungsfenster festlegen.

Zubehör anlegen

Im Administrationsbereich kann Zubehör zentral verwaltet werden. Neue Elemente lassen sich einfach anlegen und mit der verfügbaren Stückzahl versehen.

Rollen & Berechtigungen

Administrator

Administratoren haben Zugriff auf den Menüpunkt „Admin“ und können systemweite Einstellungen vornehmen. Dazu gehören u. a. die Verwaltung von Nutzern, Plätzen, Buchungsregeln, Ausstattungen, Buchungsfenstern sowie das Einsehen von Rechnungsdetails und die Konfiguration der Organisationsstruktur.

Fuhrparkverwaltung

Mit der Fuhrparkverwaltung in DEIN RAUM lassen sich alle Fahrzeuge zentral anlegen, verwalten und steuern. Über Berechtigungen wird gesteuert, wer Fahrzeuge buchen, für andere reservieren, Sonderfahrten freigeben oder Führerscheine prüfen darf. So behalten FuhrparkmanagerInnen die volle Kontrolle über Zugriffsrechte und Fahrzeugdaten, während der gesamte Verwaltungsprozess effizient und transparent bleibt.

Ansicht mit aktivierten Kontrollkästchen für verschiedene Fuhrparkfunktionen in der DEIN RAUM Software.

Einstellungen zum Buchungsfenster in der DEIN RAUM Fuhrparkmanagement Software mit Zeitintervallen und Check-in-Regeln.

Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen im DEIN RAUM Fuhrparkmodul mit Optionen für Buchungsbestätigungen, Erinnerungen und Prüfhinweise.

Maske zum Hinzufügen eines neuen Fahrzeugs in der DEIN RAUM Fuhrparkmanagement Software mit Eingabefeldern zu Kategorie, Marke und Standort.

Auslastungsanalyst

Nutzer mit dieser Berechtigung erhalten Zugriff auf den Bereich „Auswertung“. Dort können sie die Nutzung von Räumen, Plätzen oder Etagen grafisch und prozentual auswerten, Zeiträume definieren und Ergebnisse als Excel-Dateien exportieren.

Rezeptionist

Personen mit dieser Berechtigung können Ressourcen im Namen anderer Nutzer*innen buchen und freigeben – z. B. für Empfangspersonal, Assistenz oder Teamleitungen.

Buchungsfreigabe

Meetingraum-Verwaltung

Nutzer mit der Berechtigung „Freigabe der Reservierungen“ können eingehende Raumanfragen bestätigen oder ablehnen – relevant bei Räumen mit aktivierter Buchungsfreigabe. Sie erhalten dazu eine Benachrichtigung im System und per E-Mail.