Desksharing in der öffentlichen Verwaltung – Nicht nur Privatwirtschaft im Wandel

Der Wandel der Arbeitswelt schreitet immer weiter voran. New Work mit all seinen Facetten ist in aller Munde. Das betrifft nicht nur die Privatwirtschaft. Auch der öffentliche Sektor ist gerade dabei sich zu verändern und New Work langsam, aber sicher für sich zu entdecken.

In diesem Artikel sprechen wir über Desksharing in der öffentlichen Verwaltung – welche Veränderungen gerade stattfinden, was Desksharing dabei für Vorteile mit sich bringt und zeigen euch, wie man diesen Trend erfolgreich implementieren kann.

Regeln und Hacks für die Desksharing Umsetzung findest Du hier:
DESK SHARING ORGANISEREN

Folgen des Wandels in der öffentlichen Arbeitswelt

Vorgaben zur Flächenreduzierung

Homeoffice hält auch in der öffentlichen Verwaltung Einzug, sodass sich nicht nur die Art zu arbeiten, sondern auch der Raumbedarf verändert. Zudem müssen immer steigende Mieten verzeichnet werden. Dies führt zu immer mehr Vorgaben auch im öffentlichen Bereich, die Flächen zu reduzieren. Neue Büroraumkonzepte entstehen – weg von großzügigen Einzelbüros und hin zu „Multispace“-Nutzung.

Optische Umstrukturierung

Die optische Umstrukturierung von Büroflächen ist ein sichtbares Zeichen für den aktuellen Wandel in der öffentlichen Verwaltung. Große, starre Einzelbüros weichen flexiblen und modernen Arbeitsbereichen. So werden z.B. offene Zonen für Routinearbeiten, Bereiche für stilles Arbeiten oder Räume für Projektteams gestaltet. Dieser Wandel hat nicht nur ästhetische Gründe, sondern zielt darauf ab, die Effizienz und Flexibilität der Arbeitsumgebung zu steigern.

Operativen Alltag mit Desksharing meistern

Die New Work Transformation geht oft mit Einführung eines Desksharing-Konzepts einher. Die Umstellung auf Desksharing erfordert eine sorgfältige Planung und Integration in den operativen Alltag. Wie können Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz flexibel wählen? Welche technologischen Lösungen sind notwendig? Diese Fragen stehen im Fokus, wenn es darum geht, den Arbeitsalltag reibungslos zu gestalten.

Desksharing – was ist das?

Desksharing bezeichnet die flexible und bedarfsorientierte Nutzung von Arbeitsplätzen in einem gemeinsamen Büro. Statt fest zugeordneter Schreibtische können Mitarbeiter je nach Bedarf und Tätigkeit verschiedene Arbeitsplätze nutzen.

Vor allem bei einem hybriden Arbeitsmodell kommt Desksharing zum Einsatz. Sprich, wenn Arbeitnehmer sich Homeoffice und Büroarbeit flexibel einteilen können.

Sitzplatzvergabe erfolgt dabei meist entweder nach dem „First-come-first-serve“-Prinzip oder mithilfe einer Arbeitsplatzbuchungssoftware.

Vorteile von Desksharings im öffentlichen Bereich

Die flexible Arbeitsplatznutzung bietet nicht nur äußerlich sichtbare Veränderungen in der Bürostruktur, sondern birgt auch zahlreiche Vorteile für die Effizienz und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Effizienz und kosteneinsparungen

Ein zentraler Vorteil liegt in der effizienten Raumnutzung. Durch den Verzicht auf feste Schreibtische wird der Raum optimal genutzt, was zu erheblichen Kosteneinsparungen bei Miete und Betriebskosten führt. Ein weiterer nicht zu vernachlässigender Aspekt. Damit erfüllt man zum einen die behördlichen Vorgaben der Kostenreduktion. Diese finanziellen Einsparungen können wiederum in die Optimierung von Arbeitsprozessen und die Weiterentwicklung der öffentlichen Verwaltung investiert werden

Mitarbeiterzufriedenheit

Desksharing schafft zudem eine neue Dimension der Flexibilität für die Mitarbeiter. Anstelle starrer Arbeitsplatzzuordnungen haben sie die Freiheit, ihren Arbeitsplatz je nach Aufgabenbereich und Bedarf zu wählen. Dies fördert nicht nur die Arbeitsplatzmobilität, sondern steigert auch die Zufriedenheit, da individuelle Bedürfnisse stärker berücksichtigt werden.

zusammenarbeit

Die Förderung der Zusammenarbeit ist ein weiterer Pluspunkt. Offene Arbeitsbereiche erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Die Möglichkeit, den Arbeitsplatz flexibel zu wählen, erleichtert auch die teamübergreifende Kooperation und trägt zu einer dynamischen, kollaborativen Arbeitsumgebung bei.

Nachhaltigkeit

Desksharing trägt auch zur Nachhaltigkeit bei, indem es den ökologischen Fußabdruck minimiert. Die Reduzierung des Raumbedarfs und die Förderung von umweltfreundlichen Arbeitspraktiken passen gut zu den modernen Ansprüchen an nachhaltiges Handeln.

Attraktivität als arbeitgeber

Neben den wirtschaftlichen Vorteilen erhöht die Anpassung an moderne Arbeitsweisen die Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber. Die Flexibilität und Innovationsfreude werden zu wichtigen Elementen, um Fachkräfte anzuziehen und zu halten.

Insgesamt zeigt sich, dass Desksharing nicht nur eine optische Veränderung in der öffentlichen Verwaltung darstellt, sondern auch einen signifikanten Mehrwert in Bezug auf Ressourcenmanagement und Mitarbeiterzufriedenheit bietet. Es ist ein Schritt in Richtung einer zeitgemäßen, effizienten und attraktiven Arbeitsumgebung für die öffentliche Verwaltung im 21. Jahrhundert.

Mögliche Herausforderungen und Lösungen

Die Einführung von Desksharing in der öffentlichen Verwaltung bringt zweifelsohne viele Vorteile mit sich, jedoch sind auch einige Herausforderungen zu bedenken. So sind eine sorgfältige Planung und Implementierung entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Datenschutz

Die größte Herausforderung beim Desksharing liegt im Datenschutz. Sensible Daten und Unterlagen müssen auch in einer flexiblen Arbeitsumgebung sicher aufbewahrt werden, um sie Unbefugten unzugänglich zu machen. Hier bieten sich Lösungen an, bei denen einzelne Schreibtische nur spezifischen Arbeitsgruppen zugeordnet werden oder gesonderte Büros für Mitarbeiter mit Zugang zu sensiblen Informationen geschaffen werden. Abschließbare Rollcontainer, die von den Mitarbeitern flexibel mitgenommen werden können, sind eine weitere mögliche Maßnahme zur Sicherung der Daten.

Serverstandort deutschland

Die Sicherheit sensibler Daten erfordert nicht nur räumliche, sondern auch rechtliche Überlegungen. Die Auswahl eines Serverstandorts in Deutschland und die Nutzung von deutschen Verträgen gewährleisten eine rechtliche Grundlage, die unseren hohen Datenschutzstandards entspricht.

Clean desk policy

Die Einführung von Desksharing kann nur mit einer Clean Desk Policy funktionieren. Dies bedeutet, dass der Arbeitsplatz so hinterlassen wird, wie er vorgefunden wurde – nämlich aufgeräumt und sauber. Hier geht es nicht nur um Respekt den Kollegen gegenüber, sondern auch um die Einhaltung von Hygienevorschriften. Gerade in Zeiten von Pandemien ist dies von höchster Bedeutung. Die Clean Desk Policy ist somit auch eine wirksame Lösung, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen.

ergonomie

Desksharing sollte nicht auf Kosten der Ergonomie gehen. Die Bereitstellung von leicht anpassbaren Tischen und Stühlen ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitsumgebung nach ihren Bedürfnissen zu gestalten, was langfristig die Zufriedenheit und Produktivität steigert.

Psychische belastung

Wenn die Arbeitsplatzvergabe nach dem Prinzip „First Come, First Serve“ erfolgt und Mitarbeiter um Arbeitsplätze konkurrieren, kann Stress und Missgunst aufkommen. Eine psychische Belastung wäre die Folge. Hier ist eine faire Ressourcenverteilung wichtig. Die Implementierung von intelligenten Buchungssystemen und die Schaffung von klaren Richtlinien für die Arbeitsplatznutzung können Stress minimieren.

persönliche sachen

Desksharing bedeutet, dass Arbeitsplätze nicht immer persönlich zugewiesen sind und minimalistisch gestaltet sind. Langjährige Mitarbeiter, die immer schon bestimmte persönliche Sachen an ihrem Arbeitsplatz hatten, könnten sich damit schwertun. Schließfächer bieten eine Lösung, um persönliche Gegenstände zu verstauen und sicher aufzubewahren, auch wenn der Schreibtisch von verschiedenen Personen genutzt wird.

Die Auseinandersetzung mit diesen Herausforderungen und die Umsetzung entsprechender Lösungen sind entscheidend, um die Vorteile von Desksharing voll auszuschöpfen und gleichzeitig einen effizienten, sicheren und angenehmen Arbeitsplatz für die Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung zu gewährleisten.

Erfolgsgeschichte – Universitätsklinikum Heidelberg setzt auf Desksharing

Das Universitätsklinikum Heidelberg hat sich in den letzten drei Jahren erfolgreich dem Wandel in der öffentlichen Arbeitswelt durch die Einführung von Desksharing gestellt. Die Geschichte dieses Prozesses ist ein beeindruckendes Beispiel für die Anpassungsfähigkeit und Innovationsbereitschaft einer öffentlichen Einrichtung.

Ausgangssituation

Vor etwa drei Jahren sah sich das Universitätsklinikum Heidelberg mit einer signifikanten Herausforderung konfrontiert – die vorhandenen Arbeitsplätze reichten nicht mehr aus, und die gesetzlichen Abstandsregeln während der Pandemie konnten nicht erfüllt werden. Inmitten dieser Herausforderung entschied sich die Institution, das Konzept des Desksharings zu erkunden.

Schrittweise Einführung mit DEIN RAUM

In Zusammenarbeit mit unserer Arbeitsplatzbuchungssoftware DEIN RAUM begann das Universitätsklinikum Heidelberg den Weg des Desksharings zu beschreiten. Der Prozess startete testweise in einigen Räumen und hat sich seither stetig ausgeweitet. Aktuell umfasst die Implementierung drei große Bereiche mit unterschiedlichen Ausprägungen des Desksharings. Einige Räume funktionieren ausschließlich nach dem Prinzip des Desksharings, während es in anderen bestimmte Plätze gibt, die nur von 1-3 fest zugeordneten Mitarbeitern geteilt werden. Auch gibt es fest zugeordnete Plätze, vor allem in Bereichen, in denen mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird.

Herausforderungen und Akzeptanz

Die Einführung von Desksharing war nicht ohne Herausforderungen. Insbesondere langjährige Mitarbeiter hatten anfangs Schwierigkeiten, sich an das neue Konzept zu gewöhnen. Doch dank eines selbsterklärenden und intuitiven Arbeitsplatzbuchungssystems konnten diese Hürden erfolgreich überwunden werden. Das System erleichterte nicht nur die Buchung von Arbeitsplätzen, sondern half auch dabei, eine allgemeine Akzeptanz für das flexible Arbeitsplatzkonzept zu schaffen.

Laufender Prozess und Zukunftspläne

Der Weg des Universitätsklinikums Heidelberg mit Desksharing ist noch nicht abgeschlossen. Der Prozess der Implementierung geht weiter, wobei immer neue Bereiche hinzukommen. Die Erfahrungen aus den bereits umgesetzten Desksharing-Bereichen dienen als Grundlage für die Optimierung und Anpassung des Konzepts in den neuen Arbeitsbereichen. Die Flexibilität des Systems ermöglicht es, verschiedene Ausprägungen von Desksharing je nach den spezifischen Anforderungen der einzelnen Bereiche zu implementieren.

Die Erfolgsgeschichte des Universitätsklinikums Heidelberg verdeutlicht eindrucksvoll, wie eine sorgfältige Einführung von Desksharing, unterstützt durch eine effektive Arbeitsplatzbuchungssoftware, eine Organisation in Zeiten des Wandels stärken kann. Dieser Weg hat nicht nur die räumlichen Herausforderungen gemeistert, sondern auch eine positive und zukunftsorientierte Arbeitskultur geschaffen.

Fazit

Die öffentliche Arbeitswelt befindet sich in einem spürbaren Wandel, der durch die Einführung von Desksharing in Behörden weiter vorangetrieben wird. Die steigenden Anforderungen an Effizienz, Flexibilität und Kostenreduktion führen zu einer optischen Umstrukturierung von Büroflächen und einem Paradigmenwechsel in der Raumnutzung.

Die Vorteile von Desksharing im öffentlichen Bereich sind vielschichtig. Die effiziente Raumnutzung ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen, die wiederum in die Optimierung von Arbeitsprozessen investiert werden können. Die Flexibilität, die Desksharing den Mitarbeitern bietet, fördert nicht nur die Mobilität am Arbeitsplatz, sondern steigert auch die Zufriedenheit und Zusammenarbeit. Die ökologischen Vorteile und die Anpassung an moderne Arbeitsweisen stärken die Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber.

Trotz dieser Vorteile sind jedoch sorgfältige Planung und Implementierung entscheidend, um mögliche Herausforderungen zu bewältigen. Datenschutz, Sicherheit sensibler Daten, Hygienevorschriften und ergonomische Aspekte müssen bedacht werden. Die Erfolgsgeschichte des Universitätsklinikums Heidelberg zeigt, dass mit einer klugen Strategie und einer effektiven Arbeitsplatzbuchungssoftware wie DEIN RAUM der Wandel zu Desksharing nicht nur machbar, sondern auch förderlich für eine moderne und zukunftsorientierte Arbeitskultur in der öffentlichen Verwaltung ist.

Desksharing ist nicht nur eine äußerliche Veränderung; es repräsentiert einen bedeutenden Mehrwert in Bezug auf Ressourcenmanagement und Mitarbeiterzufriedenheit. Dieser Schritt in Richtung einer zeitgemäßen und effizienten Arbeitsumgebung definiert die öffentliche Verwaltung im 21. Jahrhundert und schafft eine Grundlage für zukünftige Innovationen im New Work Kontext.

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