Desksharing-Quote im Fokus: Der Schlüssel zur optimalen Arbeitsplatznutzung

Immer mehr Unternehmen setzen auf Desksharing, um ihre Büroflächen effizienter zu nutzen. Doch die zentrale Frage bleibt: Wie viele Arbeitsplätze brauche ich wirklich, um die Anforderungen meiner Mitarbeiter zu erfüllen und gleichzeitig die Kosten im Blick zu behalten? Hier kommt die sogenannte Desksharing-Quote ins Spiel – ein Schlüsselindikator für die optimale Auslastung von Büroräumen. Aber was sagt diese Quote genau aus? Und wie findest Du heraus, welcher Wert für Dein Unternehmen am besten funktioniert?

Über Desksharing in der Praxis liest Du hier: DESKSHARING ORGANISIEREN: 8 REGELN & HACKS FÜR DIE DESKSHARING UMSETZUNG

Was ist die Desksharing-Quote?

Die Desksharing-Quote beschreibt das Verhältnis zwischen der Anzahl der Mitarbeiter und den zur Verfügung stehenden Arbeitsplätzen. Sie ist ein zentraler Indikator dafür, wie gut Büroressourcen genutzt werden. Während bei einer Quote von 1:1 jeder Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz hat, deutet eine Quote unter 1 darauf hin, dass nicht genug Arbeitsplätze für alle Mitarbeiter gleichzeitig vorhanden sind – die Grundlage für ein Desksharing-Modell.

Das Ziel ist es, eine Balance zu finden: Zu wenige Arbeitsplätze könnten zu Frustration und Überlastung führen, während zu viele ungenutzte Ressourcen Kosten verursachen, die vermieden werden könnten.

Was bedeutet eine Quote unter 1?

Eine Desksharing-Quote von unter 1 zeigt, dass weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter vorhanden sind. Das kann positiv sein, wenn die Belegschaft flexibel arbeitet und viele Mitarbeiter regelmäßig im Homeoffice sind oder unterwegs arbeiten. In diesem Fall optimiert eine niedrigere Quote die Büroauslastung, senkt Mietkosten und sorgt dafür, dass nur so viel Fläche wie nötig genutzt wird. Doch Vorsicht: Wenn zu wenige Arbeitsplätze verfügbar sind, kann dies dazu führen, dass Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, einen freien Platz zu finden, was die Produktivität beeinträchtigen könnte.

Und was bedeutet eine Quote über 1?

Wenn die Desksharing-Quote über 1 liegt, bedeutet dies, dass mehr Arbeitsplätze als Mitarbeiter vorhanden sind. Das bietet zwar jedem Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz oder sogar eine Auswahl, ist aber in den meisten Fällen mit höheren Kosten verbunden. Unternehmen, die ihre Büroflächen effizienter nutzen wollen, sollten bei einer Quote über 1 prüfen, ob sie Flächen reduzieren oder ein flexibleres Desksharing-Modell einführen können.

Wie finde ich die optimale
Desksharing-Quote?

Der Schlüssel zur optimalen Desksharing-Quote liegt in der Analyse und dem kontinuierlichen Monitoring der Arbeitsplatznutzung. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Du als Unternehmen beachten solltest:

Arbeitsplatznutzung analysieren

Der erste Schritt ist, die tatsächliche Nutzung der Arbeitsplätze zu verstehen. Eine Analyse über einen festgelegten Zeitraum – etwa zwei bis vier Wochen – hilft dabei, zu erkennen, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind und wie viele Arbeitsplätze wirklich genutzt werden. Eine Desksharing-Software wie DEIN RAUM bietet beispielsweise die Möglichkeit, diese Daten automatisch zu erfassen und auszuwerten.

Bedarfsorientierte Planung

Anstatt ein pauschales Verhältnis von 1:1 zwischen Mitarbeitern und Arbeitsplätzen anzuwenden, solltest Du die spezifischen Bedürfnisse Deiner Belegschaft berücksichtigen. Eine bewährte Desksharing-Quote von 0,8 bedeutet beispielsweise, dass für zehn Mitarbeiter acht Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Dieses Verhältnis ist besonders sinnvoll, wenn ein großer Teil der Belegschaft regelmäßig im Homeoffice arbeitet oder häufig auf Geschäftsreisen ist. Es sorgt dafür, dass die vorhandenen Arbeitsplätze effizient genutzt werden, während gleichzeitig genügend Kapazitäten für die Mitarbeiter vorhanden sind, die im Büro arbeiten.

Mitarbeiterfeedback einholen

Um das Desksharing-Konzept erfolgreich umzusetzen, ist es entscheidend, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu verstehen. Eine Umfrage unter den Mitarbeitern kann wertvolle Einblicke liefern: Wie oft sind sie im Büro? Welche Art von Arbeitsplätzen bevorzugen sie? Solche Informationen helfen, das Desksharing-Modell an den Arbeitsalltag der Belegschaft anzupassen.

Flexibles Buchungssystem implementieren

Ein flexibles und benutzerfreundliches Buchungssystem ist das Herzstück eines erfolgreichen Desksharing-Konzepts. Es erlaubt Mitarbeitern, ihre Arbeitsplätze im Voraus zu reservieren, und sorgt so für eine reibungslose Koordination. Unsere Arbeitsplatzbuchungssoftware DEIN RAUM stellt nicht nur sicher, dass Arbeitsplätze effizient genutzt werden, sondern bietet auch eine transparente Übersicht über stark gebuchte und „unbeliebte“ Plätze und Belegungsraten.

Pilotprojekt starten und iterativ verbessern

Bevor das Desksharing-Modell im gesamten Unternehmen ausgerollt wird, kann ein Pilotprojekt sinnvoll sein. Es bietet die Möglichkeit, das Konzept in einem kleineren Rahmen zu testen, Feedback einzuholen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. So kann das Modell kontinuierlich optimiert werden, um den optimalen Arbeitsplatzbedarf zu decken.

Schulung und Kommunikation

Eine der häufigsten Hürden bei der Einführung von Desksharing ist die Akzeptanz durch die Mitarbeiter. Eine offene Kommunikation und Schulungen sind deshalb unerlässlich. Es ist wichtig, den Mitarbeitern zu erklären, welche Vorteile Desksharing bietet und wie das System funktioniert. Nur wenn alle die neuen Prozesse verstehen, kann Desksharing reibungslos funktionieren.

Fazit: Die perfekte
Desksharing-Quote finden und nachhaltig umsetzen

Die optimale Desksharing-Quote ist eine Frage des Gleichgewichts. Unternehmen sollten einerseits die Büroauslastung und damit verbundene Kosten im Blick behalten, andererseits aber auch die Bedürfnisse und Gewohnheiten der Mitarbeiter berücksichtigen. Durch regelmäßige Analysen, flexibles Management und den Dialog mit den Mitarbeitern lässt sich die perfekte Balance finden – für ein Büro, das sowohl effizient als auch flexibel ist.

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