Desksharing:
Die Zukunft des flexiblen Arbeitens

Hast Du auch schon bemerkt, wie sich die Arbeitswelt in den letzten Jahren verändert hat? Nicht zuletzt seit der Covid-Pandemie setzen Unternehmen verstärkt auf flexible Arbeitsmodelle, um auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen. Dabei stehen nicht mehr nur das Arbeiten im Homeoffice oder hybride Modelle im Fokus, sondern auch die Art und Weise, wie Arbeitsplätze im Büro organisiert sind. Desksharing ist ein Konzept, das genau diese Flexibilität fördert und immer mehr Einzug in moderne Büroumgebungen hält.

Über New Work in der öffentlichen Verwaltung liest Du hier: DESKSHARING IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG – NICHT NUR PRIVATWIRTSCHAFT IM WANDEL

Das Wichtigste auf einen Blick

• Desksharing bedeutet flexible Nutzung von Arbeitsplätzen ohne feste Zuweisung.
• Es fördert hybride Arbeitsmodelle und spart Büroflächen.
• Desksharing Software erleichtert die Buchung und Organisation.
• Vorteile: Kostenersparnis, bessere Zusammenarbeit, moderne Unternehmenskultur.
• Herausforderungen: Gewöhnung, Datenschutz, klare Regeln.
• Ideal für Unternehmen, die New Work aktiv gestalten wollen.

Was genau ist Desksharing?

Beim Desksharing, auch als Hot Desking bekannt, handelt es sich um ein Modell, der flexiblen Arbeitsplatznutzung, das besonders in hybriden Arbeitsumgebungen Anwendung findet. Dabei haben die Mitarbeitende keine festen Arbeitsplätze mehr. Stattdessen werden die vorhandenen Arbeitsplätze von mehreren Personen zu unterschiedlichen Zeiten genutzt. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeitende sich täglich einen neuen Platz sucht, je nach Verfügbarkeit und Bedarf. Gerade in Büros, die nicht mehr zu 100 % ausgelastet sind, weil viele Kollegen im Homeoffice arbeiten, bietet Desksharing eine smarte Lösung, um Platz und Ressourcen effizient zu nutzen.

Dieses Konzept hat vor allem im Rahmen der zunehmenden hybriden Arbeitsmodelle an Popularität gewonnen, da Mitarbeitende flexibel entscheiden können, wann und von wo sie arbeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine effizientere Flächennutzung, geringere Betriebskosten und die Möglichkeit, das Büro gezielt als Begegnungsort zu nutzen.

Die Vorteile von Desksharing für hybride Teams

Kosteneffizienz: Unternehmen sparen durch die Reduzierung der benötigten Bürofläche Mietkosten und Energie. Durch die flexiblere Nutzung der vorhandenen Arbeitsplätze müssen nicht mehr für jeden Mitarbeitenden eigene Schreibtische und Arbeitsplätze bereitgestellt werden. Das reduziert nicht nur die Immobilien- und Ausstattungskosten, sondern auch den Energieverbrauch.

Förderung der Zusammenarbeit: Ein weiterer großer Vorteil von Desksharing liegt in der dynamischen Arbeitsumgebung. Mitarbeitende, die regelmäßig ihre Arbeitsplätze wechseln, lernen neue Kollegen kennen, tauschen sich vermehrt aus und schaffen dadurch eine stärker vernetzte Unternehmenskultur. Dieser „Zufallsfaktor“ kann die Kommunikation im Team und bereichsübergreifend erheblich fördern.

Flexibilität und Selbstbestimmung: Mitarbeitende haben die Möglichkeit, je nach Arbeitsaufgabe den passenden Arbeitsplatz auszuwählen. Ob man konzentriert an einem Einzelarbeitsplatz arbeiten oder im Team kollaborieren möchte – Desksharing erlaubt eine flexible Wahl des Umfelds, was sich positiv auf die Produktivität auswirken kann.

Attraktivität für Talente: Moderne Arbeitsmodelle wie Desksharing sind vor allem für die junge Generation, die Wert auf Flexibilität legt, ein großer Pluspunkt. Unternehmen, die solche innovativen Ansätze bieten, sind attraktiver für Talente und können sich im War for Talents besser positionieren.

Nachhaltigkeit: Weniger fest zugewiesene Arbeitsplätze bedeuten auch, dass der ökologische Fußabdruck des Unternehmens kleiner wird. Es wird weniger Bürofläche benötigt, was zu einer Einsparung von Ressourcen und Energie führt – ein wichtiger Beitrag zur Nachhaltigkeit.

Herausforderungen und wie sie gemeistert werden können

Natürlich bringt Desksharing, insbesondere bei der Einführung in Unternehmen mit traditioneller Büroorganisation, auch einige Herausforderungen mit sich. Manche Mitarbeitende könnten den Verlust ihres persönlichen Arbeitsplatzes als nachteilig empfinden. Sie vermissen möglicherweise die individuelle Gestaltung ihres Schreibtisches oder die Routine, immer denselben Platz zu haben.

Eine der häufigsten Beschwerden von Mitarbeitenden ist die Ungewissheit, ob sie täglich einen freien Arbeitsplatz finden werden. Eine aktuelle Umfrage des Instituts für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG) zeigt, dass 52% der Arbeitnehmer nach einem freien Platz im Büro suchen müssen, während nur 21,2% ihren Arbeitsplatz vorab über ein digitales Tool reservieren. Dies führt häufig zu Frustration, wenn spontane Besprechungen oder unvorhersehbare Arbeitsaufgaben keinen passenden Arbeitsplatz ermöglichen. Diese Unvorhersehbarkeit kann in solchen Situationen die Flexibilität einschränken, die Desksharing eigentlich fördern soll.

Die Lösung: Ein Arbeitsplatz buchungssystem

Hier kommt die Technik ins Spiel: Um diese Herausforderungen zu meistern, setzen viele Unternehmen auf ein digitales Arbeitsplatz Buchungssystem. Mit einer solchen Software können Mitarbeitende bequem vorab einen Arbeitsplatz, einen Meetingraum oder sogar bestimmte Zonen im Büro buchen. Dies sorgt nicht nur für mehr Planungssicherheit, sondern auch für eine reibungslose Organisation.

Ein Arbeitsplatz Buchungssystem bietet folgende Vorteile:

Transparenz: Mitarbeitende sehen auf einen Blick, welche Arbeitsplätze und Räume verfügbar sind und können diese gezielt reservieren.

Optimale Auslastung: Das System hilft Unternehmen dabei, ihre Büroflächen effizienter zu nutzen, indem es analysiert, wie oft bestimmte Bereiche gebucht werden und wo es Engpässe gibt.

Flexibilität für die Mitarbeitenden: Egal, ob jemand von zu Hause aus den nächsten Tag plant oder bereits im Büro ist – mit einem Arbeitsplatz Buchungssystem bleibt die volle Flexibilität erhalten.

Tipps zur Desksharing-Einführung

• Bedarfsanalyse durchführen
  Prüfe, ob Desksharing zur Arbeitsweise und Kultur deines Unternehmens passt – z. B. durch Umfragen oder Workshops.
• Mitarbeitende frühzeitig einbeziehen
  Beteiligung schafft Akzeptanz. Klare Kommunikation und Feedbackrunden sind entscheidend.
• Pilotphase starten
  Teste Desksharing in einem Bereich oder Team, bevor du es unternehmensweit ausrollst.
• Klare Regeln definieren
  Wer darf wann buchen? Gibt es feste Zeiten oder Zonen? Transparente Spielregeln vermeiden Konflikte.
• Digitale Buchungslösung einsetzen
  Nutze eine intuitive Desksharing Software wie DEIN RAUM, um Buchungen und Auslastung effizient zu steuern.
• Arbeitsplätze sinnvoll ausstatten
  Einheitliche Ausstattung (z. B. Dockingstationen, Monitore) erleichtert den Wechsel und erhöht die Zufriedenheit.
• Zonen für verschiedene Arbeitsstile schaffen
  Biete ruhige Bereiche für Fokusarbeit und offene Zonen für Kollaboration – ideal für hybride Teams.
• Datenschutz und IT-Sicherheit beachten
  Stelle sicher, dass Buchungssysteme DSGVO-konform sind und sensible Daten geschützt bleiben.
• Change Management aktiv begleiten
  Schulungen, Kommunikationskampagnen und Führungskräfte als Vorbilder helfen beim Kulturwandel.
• Ergebnisse regelmäßig evaluieren
  Analysiere Buchungsdaten, hole Feedback ein und passe das Modell bei Bedarf an.

Fazit: Desksharing als Zukunftsmodell

Desksharing ist ein zentraler Bestandteil moderner New Work-Konzepte und unterstützt die digitale Transformation der Arbeitswelt. Kombiniert mit einem modernen Arbeitsplatz Buchungssystem stellt Desksharing eine ideale Lösung für die Anforderungen moderner, flexibler Arbeitsmodelle dar. Es vereint die Vorteile einer dynamischen Arbeitsumgebung mit effizienter Ressourcennutzung und trägt gleichzeitig zur Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden bei. Unternehmen, die auf dieses Modell setzen, sind nicht nur besser für die Zukunft gerüstet, sondern gestalten diese aktiv mit.

FAQ – Häufige Fragen zu Desksharing

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